Checklist voor een goed voorbereide integratiebijeenkomst

Een integratiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en catering. Je moet vooraf weten hoeveel mensen komen, welke taalondersteuning nodig is en met welke dieetwensen je rekening houdt. Daarna volgen een duidelijke zaalindeling, gesprekskaarten en begeleiding aan tafel. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, van datum en uitnodiging tot het openen en ventileren van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Taalbehoeften inventariseren
2 personen
Herinnering aan deelnemers sturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
Tafelbegeleiders instrueren
2 personen
Programma en route afdrukken
Cateringbestelling controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Sleutels en toegang regelen
Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Gespreksruimtes markeren
2 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Eetlabels plaatsen
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Programma toelichten
Kennismakingsronde begeleiden
3 personen
Gesprekstafels begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet presenteren
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Culturele bijdragen begeleiden
2 personen
Informatiemarkt begeleiden
4 personen
Vervolgafspraken verzamelen
2 personen
Dankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Contactgegevens verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedensetsaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartstandaardsaantal 20
Tafelnummersaantal 10
Vlaggetjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Kleefgumaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Microfoonaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Plan daarna pas de uitnodigingen, zodat deelnemers meteen weten hoe laat het programma begint, waar ze moeten zijn en hoe de ruimte is ingericht.
Open het aanmeldformulier direct met vragen over dieetwensen en taalbehoeften. Stuur uiterlijk één week vooraf een herinnering en maak daarna een definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, catering en tafelindeling.
Bereid de ontvangst apart voor: zet een ontvangsttafel, naamkaartstandaards en informatieborden klaar. Leg programma en route niet alleen digitaal vast, maar druk ze vooraf af voor deelnemers en begeleiders.
Controleer catering en boodschappen in twee rondes. Sorteer houdbare producten eerder, koel koelproducten tijdig en was groenten en fruit pas wanneer je de hapjes gaat voorbereiden.
Test de techniek vóór de bijeenkomst met de laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en speaker. Leg ook een verlengkabel en stekkerdoos klaar; zonder die laatste twee kun je op locatie alsnog vastlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een integratiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 1 week voor de bijeenkomst de deelnemerslijst, taalbehoeften en dieetwensen kunt afronden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een integratiebijeenkomst versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor de bijeenkomst een herinnering met tijd, route, programma en eventuele praktische informatie.
Hoeveel naamkaartjes en catering moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer een naamkaartje en tel daarnaast de tafelbegeleiders en organisatie mee. Bestel catering op basis van de definitieve lijst en houd een kleine marge aan, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent, als dat binnen je budget en afspraken past.
Wanneer moet ik de locatie openen voor een integratiebijeenkomst?: Open de locatie minimaal 90 minuten voor de ontvangst. Gebruik die tijd voor ventileren, zaalindeling, techniek, bewegwijzering, naamkaartjes en het klaarzetten van hapjes en drankjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.