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Integrationsmeeting organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Integrationsmeeting braucht mehr als einen Termin und einen Raum. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Sprachbedarf, planst die Raumaufteilung und bereitest Technik, Namensschilder sowie Gesprächskarten vor. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zum geöffneten, gelüfteten Saal. Besonders am Veranstaltungstag helfen feste Zeitpunkte für Catering, Zugang, Ausdrucke und die Einweisung der Tischbetreuer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Sprachbedarf ermitteln

    2 Personen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Gesprächskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Tischbetreuer einweisen

    2 Personen

  • Programm und Route drucken

  • Cateringbestellung prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frischprodukte kontrollieren

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Gesprächsräume markieren

    2 Personen

  • Buffet-Tische aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Essensetiketten anbringen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Programm vorstellen

  • Kennenlernrunde moderieren

    3 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    8 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Buffet präsentieren

    2 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Kulturelle Beiträge betreuen

    2 Personen

  • Informationsmarkt begleiten

    4 Personen

  • Folgetermine sammeln

    2 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Teilnehmende verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Buffet reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Kontaktdaten erfassen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • Empfangstisch
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckensetsAnz. 10

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SchalenAnz. 90
  • TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 20

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • NamenskartenständerAnz. 20
  • TischnummernAnz. 10
  • WimpelAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • InfotafelnAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und schließe es spätestens einige Tage vor dem Meeting, damit du eine endgültige Teilnehmerliste erstellen und Namensschilder vorbereiten kannst.
  • Frage bei der Anmeldung gleichzeitig nach Ernährungswünschen und Sprachbedarf. So bestellst du nicht erst am Vortag nach und kannst Sprachunterstützung sowie Gesprächsgruppen rechtzeitig einplanen.
  • Prüfe die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon, Lautsprecher und Stromversorgung müssen zusammen funktionieren.
  • Bereite Programm, Route, Ablaufplan und Kontaktliste in Papierform vor. Plane mindestens ein Exemplar pro Tischbetreuer und einige zusätzliche Ausdrucke für kurzfristige Teilnehmer ein.
  • Kühle Kühlprodukte rechtzeitig und wasche Obst und Gemüse erst nach der Eingangskontrolle. Trockene Lebensmittel kannst du früher sortieren, Frischprodukte und Snacks kommen zuletzt an die Reihe.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Integrationsmeeting planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Raumaufteilung. Verschicke die Einladungen danach zeitnah, damit für Anmeldungen, Rückfragen und die endgültige Teilnehmerliste genug Zeit bleibt.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Integrationsmeeting verschicken?
Schicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und sende 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Sprachbedarf noch rechtzeitig bearbeiten.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für die Vorbereitung?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem Beginn ein. In dieser Zeit kannst du den Schlüssel und Zugang klären, den Saal öffnen und lüften, Tische und Empfang vorbereiten sowie Technik, Ausdrucke und Catering prüfen.
Wann sollte ich die Technik für ein Integrationsmeeting testen?
Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem Programmstart. Lege außerdem Verlängerungskabel und Steckdosenleisten bereit, damit ein fehlender Anschluss den Ablauf nicht verzögert.

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