Checklist pour organiser une réunion d'intégration

Une réunion d'intégration réussie repose surtout sur une préparation coordonnée : participants, accessibilité, accueil, repas et déroulé doivent être alignés. Cette checklist rassemble 71 tâches et 47 fournitures pour passer de la date choisie à l'ouverture de la salle. Commencez par le programme et les inscriptions, puis verrouillez les besoins alimentaires et linguistiques. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les badges, les supports, le traiteur, les courses et l'accès au lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recenser les besoins linguistiques
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
Briefer les assistants de table
2 personnes
Imprimer le programme et l’itinéraire
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Organiser les clés et l’accès
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Délimiter les espaces de discussion
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer les étiquettes alimentaires
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Présenter le programme
Animer le tour de présentation
3 personnes
Animer les tables de discussion
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Présenter le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les contributions culturelles
2 personnes
Animer le marché d’information
4 personnes
Recueillir les rendez-vous de suivi
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remercier les participants
Saisir les coordonnées
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2
Sets de nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 90
Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Présentoirs pour cartes nominativesqté 20
Numéros de tableqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Pâte adhésiveqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Microphoneqté 2
Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d'inscription dès que la date, le programme et le lieu sont fixés. Prévoyez une date limite claire afin de pouvoir établir la liste définitive des participants et préparer les badges nominatifs à temps.
Demandez les besoins alimentaires et linguistiques dans le formulaire, puis vérifiez-les de nouveau avant de confirmer la commande traiteur. Un rappel envoyé quelques jours avant l'événement permet de corriger les inscriptions incomplètes.
Préparez un dossier imprimé le jour précédent avec le programme, l'itinéraire, le déroulé et la liste de contacts. Gardez-y aussi les informations utiles pour les assistants de table et les personnes qui accueillent les participants.
Contrôlez le matériel de présentation avant l'ouverture : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, microphone, enceinte portable, rallonge et multiprise. Testez la connexion et le son dans la salle, pas seulement au bureau.
Planifiez la mise en place en deux temps : installez d'abord tables, chaises, buffet et accueil, puis aérez la salle et placez badges, panneaux et cartes de discussion. Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée et préparez les en-cas avant l'accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d'intégration ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés, idéalement au moins 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixez dans le même message la date limite d'inscription et indiquez les informations demandées sur l'alimentation et les langues.
Combien de temps avant préparer les badges nominatifs ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et la vérification de la liste définitive, généralement 2 à 3 jours avant l'événement. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute ou les participants ajoutés sur place.
Que vérifier la veille d'une réunion d'intégration ?: La veille, vérifiez la commande traiteur, les produits frais, les besoins particuliers, les clés et l'accès au lieu. Testez aussi le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le microphone et l'enceinte, puis regroupez les documents imprimés et le matériel d'accueil.
À quelle heure ouvrir la salle avant une réunion d'intégration ?: Prévoyez l'ouverture au moins 60 à 90 minutes avant l'arrivée des participants. Ce délai permet d'aérer la salle, d'installer les tables et les panneaux, de mettre les aliments au frais et de faire un dernier test technique.

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