Checklist para organizar una reunión de integración

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, recorrido, mesas y necesidades de inscripción sin corregir la información después.
• Abre el formulario de inscripción junto con las invitaciones y pide desde el principio las preferencias dietéticas y las necesidades de idioma. Envía un recordatorio varios días antes y prepara la lista final con tiempo para hacer las tarjetas de nombre.
• Reserva al menos una zona de recepción y otra para el buffet. Comprueba que haya mesas, sillas, percheros y mesas altas suficientes para que las personas puedan moverse sin bloquear la entrada ni la circulación.
• Revisa el pedido de catering y la compra en dos momentos: primero los productos no perecederos y después los frescos. Lava frutas y verduras, enfría los productos refrigerados y prepara los aperitivos antes de abrir la sala.
• Haz una prueba técnica antes de que lleguen los participantes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono, altavoz, alargador y regleta. También confirma las llaves, el acceso y la ventilación de la sala; son detalles que suelen quedarse para el último minuto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de integración?

Empieza a fijar la fecha, el programa y la ubicación con varias semanas de margen. Envía las invitaciones cuando esos datos estén cerrados y deja unos días para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de idioma.

¿Cuándo envío el recordatorio de la reunión de integración?

Envíalo varios días antes del evento, cuando ya puedas confirmar el horario, la ubicación y las indicaciones de acceso. Usa la lista actualizada de participantes para evitar avisar a personas que cancelaron o incluir a quienes todavía no están confirmadas.

¿Qué material necesito para una reunión de integración?

Prepara tarjetas de nombre, soportes, números de mesa, paneles informativos y el programa impreso. Para las presentaciones, comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono, el altavoz, el cable alargador y la regleta.

¿Cuándo preparo la comida para una reunión de integración?

Haz la compra de los productos no perecederos con antelación y comprueba los productos frescos cerca del evento. El mismo día, lava frutas y verduras, enfría los productos refrigerados y prepara los aperitivos antes de abrir la ubicación.

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