Instrumentenbeurs organiseren: complete checklist

Een instrumentenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en verkopers regelen. Je moet stands logisch indelen, betalingen en stroom vooraf testen en bezoekers duidelijke route-informatie geven. Plan muziekdemonstraties apart van de verkoopvloer, zodat gesprekken en optredens elkaar niet in de weg zitten. Deze checklist helpt je om de 68 voorbereidingstaken in de juiste volgorde af te werken, van datum en deelnemersvoorwaarden tot badges, bewegwijzering en de laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Verkopers uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Verkopersregistraties verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Betaalwijze voor stands bepalen
2 personen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Verkopersinformatie versturen
2 personen
Muziekdemonstraties plannen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsdocumenten controleren
Stroompunten inventariseren
2 personen
Verlichting reserveren
Parkeerinformatie publiceren
Laatste deelnemerslijst maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Inschrijfformulieren printen
Routeborden printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Standmateriaal klaarzetten
3 personen
Zaalvloer markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Demonstratiehoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
Instrumenten veilig uitstallen
4 personen
Entree en registratie bemannen
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Catering serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Rustige demonstratietijden bewaken
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Verkoopadministratie afronden
2 personen
Instrumenten laten inpakken
4 personen
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 24
Barkrukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Instrumentenstandaardsaantal 40
Gitaarstandaardsaantal 20
Klavierstatievenaantal 6

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop
Labelprinter
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 10
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 250
Tafeldecoratieaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de eerste verkopersregistraties binnen zijn. Reserveer niet alleen tafels, maar ook ruimte voor instrumentenstandaards, gitaarstandaards, klavierstatieven en looproutes.
Test betaalmogelijkheden uiterlijk een week vooraf op de plek van de stands. Controleer zowel de kassa als het pinapparaat en leg vast wie betalingen verwerkt en hoe standkosten worden geregistreerd.
Inventariseer stroompunten per stand en per demonstratie. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten mee en wijs één vrijwilliger aan die tijdens de beurs storingen opvangt.
Plan muziekdemonstraties met vaste begin- en eindtijden en zet microfoons, speakers, mengpaneel, DI-boxen en microfoonstatieven apart op de plattegrond. Zo blijven verkoopgesprekken aan de andere stands verstaanbaar.
Stuur verkopersinformatie niet pas op de beursdag. Verstuur standnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie, betaalafspraken en regels voor demonstraties minimaal 7 dagen vooraf en maak daarna een laatste deelnemerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een instrumentenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en verkopersuitnodigingen. Open aanmeldingen zodra die basis vastligt en houd de laatste 7 dagen vrij voor badges, routeborden, stroomcontrole en wijzigingen.
Hoe deel ik stands in op een instrumentenbeurs?: Maak de plattegrond zodra je de eerste registraties verwerkt en wijs elke verkoper een standnummer toe. Houd demonstraties, geluidsapparatuur en brede instrumenten minstens 1,5 meter uit de drukste looproute en plan ruimte voor kabels en standaards.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een instrumentenbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 aanwezige verkopers en bezoekers bij een kleinschalige beurs. Plan daarnaast één coördinator voor het rooster, één persoon bij de ontvangst en tijdens demonstraties iemand voor geluid en timing.
Wanneer moet ik de verkopersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin het standnummer, de opbouwtijd, parkeerroute, betaalwijze, stroompunten, demonstratietijden en een contactnummer voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.