Checklist para organizar una feria de instrumentos

Una feria de instrumentos necesita más coordinación que una simple exposición: hay vendedores, demostraciones musicales, inscripciones y equipos técnicos que deben encajar en el mismo horario. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y después cierra las condiciones para participar antes de invitar a vendedores y visitantes. La checklist reúne 68 tareas y 53 artículos para controlar desde el plano de los stands hasta los permisos, la iluminación y las acreditaciones. Así puedes avanzar por orden y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los vendedores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar las inscripciones de vendedores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Definir el método de pago para los stands
2 personas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Enviar información a los vendedores
2 personas
Planificar demostraciones musicales
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar documentos del seguro
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Reservar la iluminación
Publicar información de estacionamiento
Hacer la lista final de participantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir formularios de inscripción
Imprimir señales de ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de material
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar el material del stand
3 personas
Marcar el suelo del recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Montar el rincón de demostración
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores a sus puestos
3 personas
Exponer los instrumentos de forma segura
4 personas
Atender la entrada y el registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar demostraciones
2 personas
Servir el catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Vigilar los horarios de demostración tranquilos
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar la administración de ventas
2 personas
Hacer que empaqueten los instrumentos
4 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Faldones para mesascant. 24
Taburetes de barcant. 16
Percheroscant. 4
Soportes para instrumentoscant. 40
Soportes para guitarracant. 20
Soportes de tecladocant. 6

Equipo

Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Portátil
Impresora de etiquetas
Walkie-talkies recargablescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 10
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Banners informativoscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 250
Decoración de mesacant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubitos de hielocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharones de servircant. 8
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 2
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Cubos de limpiezacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero las condiciones de participación y el método de pago de los stands. Si los vendedores no conocen esos datos antes de inscribirse, tendrás que corregir registros y asignaciones más adelante.
No hagas el plano definitivo hasta tener una lista actualizada de vendedores. Después asigna los números de stand y envía a cada participante su ubicación, horario de llegada y necesidades técnicas.
Reserva pronto el equipo para las demostraciones: altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, soportes y cajas DI. Comprueba también cuántos puntos de corriente hay y prepara cables alargadores, regletas y canaletas.
Planifica a los voluntarios por franjas horarias, no solo por número total. Para una feria con demostraciones y registro de visitantes, deja siempre una persona disponible para incidencias mientras el resto atiende sus puestos.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: lista de participantes, acreditaciones, formularios, señales, información de estacionamiento, permisos, seguro y material comprado. La iluminación y las pulseras suelen olvidarse porque no forman parte del montaje principal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de instrumentos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para confirmar fecha, ubicación, permisos y condiciones de participación; deja las últimas 2 semanas para cerrar vendedores, plano, voluntarios y equipos.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los vendedores?: Cierra la inscripción al menos 2 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para preparar la lista final, asignar números de stand, recoger preferencias dietéticas y enviar la información logística.
¿Cuánto equipo de sonido hace falta para las demostraciones?: Como mínimo, revisa la disponibilidad de altavoces, micrófonos, soportes de micrófono, mesa de mezclas y cajas DI. Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes y comprueba los puntos de corriente antes de distribuir los stands.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y la señalización?: Prepara las acreditaciones, los carteles con número de stand y las señales de ruta entre 3 y 7 días antes. Imprime los formularios y la información de estacionamiento después de cerrar la lista final, para no trabajar con datos desactualizados.

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