Checkliste für eine gut vorbereitete Instrumentenbörse

Bei einer Instrumentenbörse treffen viele Einzelheiten aufeinander: Verkäufer brauchen feste Standplätze, Besucher klare Informationen und Vorführungen zuverlässige Technik. Beginne mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen und öffne danach die Anmeldungen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Standplan, Strom, Beleuchtung, Helfer und Beschilderung. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, Ernährungswünsche und fehlende Unterlagen ein – diese Punkte kommen meist später als erwartet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
Verkäufer einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Verkäuferregistrierungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Zahlungsweise für Stände festlegen
2 Personen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Verkäuferinformationen versenden
2 Personen
Musikdemos planen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsunterlagen prüfen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Beleuchtung reservieren
Parkinformationen veröffentlichen
Finale Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldeformulare ausdrucken
Wegweiser drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialbestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Messestandausstattung bereitstellen
3 Personen
Hallenboden markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Demonstrationsbereich einrichten
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen begleiten
3 Personen
Instrumente sicher ausstellen
4 Personen
Einlass und Registrierung besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm ankündigen
Vorführungen betreuen
2 Personen
Catering ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ruhige Vorführzeiten einhalten
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Verkaufsabrechnung abschließen
2 Personen
Instrumente einpacken lassen
4 Personen
Verkäufer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Soundequipment aufräumen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 24
BarhockerAnz. 16
KleiderständerAnz. 4
InstrumentenständerAnz. 40
GitarrenständerAnz. 20
KeyboardständerAnz. 6

Ausstattung

Kasse
KartenterminalAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Laptop
Etikettendrucker
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-FlutlichterAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
BatterielampenAnz. 8

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 4
NamensschilderAnz. 100
ArmbänderAnz. 250
TischdekorationAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 2
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
PutzeimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnahmebedingungen fest, bevor du Verkäufer einlädst. Nenne dabei Anmeldefrist, Standgebühr, Zahlungsweise und Regeln für Instrumente, Aufbau und Verkauf.
Öffne die Verkäuferregistrierung mindestens 6 Wochen vor der Börse und verschicke die Besuchereinladungen spätestens 3 Wochen vorher. So bleibt Zeit, unvollständige Angaben und Ernährungswünsche nachzufassen.
Erstelle den Standplan spätestens 10 Tage vor dem Termin. Weise dann Standnummern zu und erfasse Stromanschlüsse getrennt, besonders für Keyboardständer, Verstärker oder andere Vorführtechnik.
Plane Musikdemos nicht nur nach Programm, sondern auch nach Technikbedarf. Für Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen und tragbare Lautsprecher sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass ein Soundcheck möglich sein.
Drucke Namensschilder, Standnummern und Wegweiser spätestens 2 Tage vorher. Halte zusätzlich eine gedruckte Teilnehmerliste, Ersatzschilder, Batterielampen und mehrere Verlängerungskabel für kurzfristige Änderungen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Instrumentenbörse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Genehmigungen. Die Verkäuferanmeldung sollte mindestens 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte der Standplan für eine Instrumentenbörse fertig sein?: Schließe den Standplan spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung ab. Verschicke Standnummern und Verkäuferinformationen danach innerhalb von 2 bis 3 Tagen.
Wie viel Technik braucht eine Instrumentenbörse für Musikdemos?: Plane mindestens 1 Mischpult, 2 Mikrofone, 2 Mikrofonständer, passende DI-Boxen und tragbare Lautsprecher ein. Reserviere zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und Soundcheck.
Was muss man am Tag vor der Instrumentenbörse vorbereiten?: Prüfe Teilnehmerliste, Namensschilder, Standnummern, Wegweiser, Stromanschlüsse und Beleuchtung. Lege außerdem Kasse, Kartenterminal, Verlängerungskabel und Funkgeräte gemeinsam an einem Ausgabeplatz bereit.

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