Checklist pour organiser une bourse aux instruments

Une bourse aux instruments se prépare d’abord du côté des vendeurs, puis sur place. Il faut verrouiller la date, le lieu et les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions, puis transformer les réponses en plan de stands exploitable. Les points souvent oubliés arrivent ensuite : alimentation électrique, assurance, démonstrations musicales, paiement et circulation des visiteurs. Cette checklist rassemble les étapes du projet, du premier contact avec les exposants jusqu’à l’accueil le jour de la bourse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Inviter les vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Définir le mode de paiement pour les stands
2 personnes
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux vendeurs
2 personnes
Planifier les démonstrations musicales
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les documents d’assurance
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Réserver l’éclairage
Publier les informations de stationnement
Établir la liste finale des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Imprimer les panneaux de direction
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel du stand
3 personnes
Marquer le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Aménager l’espace de démonstration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Présenter les instruments en toute sécurité
4 personnes
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Veiller au respect des horaires calmes des démonstrations
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer la comptabilité des ventes
2 personnes
Faire emballer les instruments
4 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 24
Tabourets de barqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Supports pour instrumentsqté 40
Supports de guitareqté 20
Supports de clavierqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes
Talkies-walkies rechargeablesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 250
Décoration de tableqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions des vendeurs plusieurs semaines avant l’événement et demandez dès le formulaire la taille du stand, le matériel électrique nécessaire et les besoins alimentaires. Ces informations évitent de refaire le plan à la dernière minute.
Attribuez un numéro à chaque stand avant d’envoyer les informations pratiques aux vendeurs. Préparez aussi les panneaux numérotés et les badges nominatifs : les imprimer le matin même crée rapidement une file d’attente.
Testez le parcours de paiement avant l’ouverture, avec la caisse et le terminal de paiement. Prévoyez un moyen de noter chaque transaction et vérifiez la connexion ou l’alimentation du terminal au moins 24 heures avant.
Pour les démonstrations musicales, fixez un planning avec des créneaux précis et testez les enceintes, microphones, pieds de micro, boîtiers DI et table de mixage avant l’arrivée du public. Une répétition de 30 minutes suffit souvent à repérer les câbles ou adaptateurs manquants.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone plutôt que de compter sur une présence générale. Donnez-leur un moyen de communiquer, comme des talkies-walkies rechargeables, et transmettez le plan des stands, les horaires et les consignes au moins 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux instruments ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions, réserver le catering et vérifier les autorisations et l’assurance.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvrez-les environ 5 semaines avant la bourse et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de créer le plan des stands et d’envoyer les numéros et horaires à chaque participant.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux instruments ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse et 1 pour la régie ou les démonstrations, puis ajoutez 1 personne par zone très fréquentée. Pour une bourse de 20 à 30 stands, un roulement de 6 à 8 bénévoles est généralement plus confortable.
Quand préparer le plan des stands et la signalétique ?: Faites le plan définitif 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Imprimez les panneaux indicateurs, les numéros de stand et les badges au plus tard la veille, puis contrôlez leur emplacement à l’ouverture de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.