Boodschappenlijst voor een installatiebeurs

Een installatiebeurs vraagt om meer dan standwanden en folders. Je hebt ook techniek voor presentaties, ontvangstmaterialen, catering en spullen nodig om kabels en bezoekersstromen veilig te organiseren. Controleer vooraf hoeveel exposanten deelnemen en hoeveel bezoekers je verwacht; die aantallen bepalen onder meer het aantal balies, stoelen, badges, bekers en servies. Regel gehuurde apparatuur en printwerk uiterlijk één week vooraf, zodat je nog kunt bijsturen bij ontbrekende of beschadigde materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 24
Statafelsaantal 12
Beursbaliesaantal 8
Beursstoelenaantal 48
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Kabelgotenaantal 20
Oplaadstationsaantal 2
Koelkastenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handtransportwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 240
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 60

Decoratie

Beursdoekenaantal 12
Plantenaantal 16
Vlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Sierverlichtingaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 24
Werklampenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 3
Servettenhoudersaantal 12
Buffetbakkenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 4 pakken
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 16 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 4 flessen
- Citroensap - 2 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Notenmix - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 6 potten
- Kaasblokjes - 5 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Miniwraps - 180 stuks
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Gerookte kip - 3 kilogram
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 6 kilogram
- Gemengde sla - 12 zakken
- Kruidenboter - 8 bakjes
- Stokbroden - 20 stuks
- Roomboter - 3 kilogram
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 2 pakken
- Peper - 2 potjes
- Olijfolie - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende handgel - 8 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Schoonmaakdoekjes - 24 stuks

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Registratie

Baliepennenaantal 30
Badgehoudersaantal 220
Keycordsaantal 220
Kleefbadgesaantal 250
Registratiemappenaantal 6
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 250

Printwerk

Programmaflyersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Exposantenkaartenaantal 30
Naambordjesaantal 40
Presentatiebordenaantal 12
A4-papieraantal 2
Printerinktaantal 4

Veiligheid

Kabelmarkeringenaantal 100
Markeringstapeaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 2
Kabelbindersaantal 300
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3

Tips

Tel per exposant minimaal één beursbalie, één tafel of statafel en twee stoelen, tenzij de standindeling anders voorschrijft. Reserveer daarnaast enkele extra stoelen voor gesprekken met bezoekers.
Plan per presentatieruimte een laptop, beeldscherm of projector met projectiescherm, presentatieklikker en geluidsset. Neem per opstelling minimaal twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee.
Leg voor elke stand een set kabelgoten klaar en houd minstens één handtransportwagen beschikbaar voor het laden en verplaatsen van materialen. Zo voorkom je losse kabels en onnodig gesjouw tijdens de opbouw.
Bereken koffie, thee en water voor de volledige beursdag en controleer of je voldoende koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en koffiekopjes hebt. Zet koelkasten minstens enkele uren voor opening aan.
Maak voor badges, plattegronden, bewegwijzering en exposanteninformatie een aparte print- en transportdoos. Neem afzetpalen mee bij smalle doorgangen of een drukke registratiezone, zodat bezoekers de route blijven volgen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een installatiebeurs met 20 exposanten?: Reken per stand op een balie of tafel, twee stoelen, standwanden en een folderrek. Voor 20 exposanten heb je dus bijvoorbeeld 20 balies en ongeveer 40 standstoelen nodig, plus extra bezoekersstoelen en enkele reservemeubels.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor presentaties op een installatiebeurs?: Voor elke presentatieruimte heb je minimaal één laptop, beeldscherm of projector, projectiescherm en presentatieklikker nodig. Voeg per ruimte een geluidsset en draadloze microfoon toe als de zaal meer dan ongeveer 30 bezoekers ontvangt.
Wanneer moet ik catering en dranken voor een installatiebeurs bestellen?: Bestel catering en gekoelde dranken bij voorkeur minimaal 7 dagen voor de beurs. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf, zodat de bestelling niet alleen op het verwachte bezoekersaantal maar ook op de benodigde varianten kan worden afgestemd.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een installatiebeurs?: Gebruik als startpunt 3 koppen koffie of thee en 1 tot 1,5 liter water per bezoeker voor een beursdag. Tel extra voor exposanten en medewerkers en controleer minstens 2 dagen vooraf of kopjes, glazen, thermoskannen en serveerschalen beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.