Checklist voor een goed georganiseerde installatiebeurs
Een installatiebeurs organiseren vraagt vooral om strakke afstemming tussen exposanten, standindeling en techniek. Leg eerst datum, tijden en deelnemers vast; daarna volgen reserveringen, programma, plattegrond en communicatie. In de laatste week verschuift het werk naar badges, printwerk, presentaties, catering en voorraad. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat je op de beursdag niet nog naar ontbrekende kabels, naamkaartjes of dieetwensen zoekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Programma definitief maken
2 personen
Plattegrond vormgeven
Naamkaartjes ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Badgegegevens invoeren
2 personen
Printwerk controleren
Printwerk verzamelen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laadruimte vrijmaken
2 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stands voorzien van meubels
4 personen
Standaanduidingen ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beeldschermen aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Event
Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Standvloeren schoonhouden
2 personen
Technische storingen oplossen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Standwanden afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Exposantenmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Standwandenaantal 24
- Statafelsaantal 12
- Beursbaliesaantal 8
- Beursstoelenaantal 48
- Bezoekersstoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 16
- Tafelkledenaantal 24
- Folderrekkenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Beeldschermenaantal 4
- Projector
- Projectiescherm
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 16
- Kabelgotenaantal 20
- Oplaadstationsaantal 2
- Koelkastenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Handtransportwagensaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 240
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 60
Decoratie
- Beursdoekenaantal 12
- Plantenaantal 16
- Vlaggenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Standnummersaantal 24
- Sierverlichtingaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 24
- Werklampenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Waterdispensersaantal 3
- Koffiekannenaantal 6
- Theepottenaantal 3
- Servettenhoudersaantal 12
- Buffetbakkenaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Registratie
- Baliepennenaantal 30
- Badgehoudersaantal 220
- Keycordsaantal 220
- Kleefbadgesaantal 250
- Registratiemappenaantal 6
- Clipboardmappenaantal 6
- Polsbandjesaantal 250
Printwerk
- Programmaflyersaantal 250
- Plattegrondenaantal 250
- Exposantenkaartenaantal 30
- Naambordjesaantal 40
- Presentatiebordenaantal 12
- A4-papieraantal 2
- Printerinktaantal 4
Veiligheid
- Kabelmarkeringenaantal 100
- Markeringstapeaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Veiligheidshesjesaantal 8
Gereedschap
- Accuboormachinesaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Inbussleutelsetsaantal 2
- Kabelbindersaantal 300
- Ducttapeaantal 8
- Meetlintenaantal 3
Tips
- Maak de standindeling zodra de exposantenlijst redelijk compleet is. Reserveer per stand niet alleen ruimte voor een beursbalie of standwanden, maar ook looppaden, stoelen en eventuele kabelgoten.
- Vraag technische wensen uiterlijk twee weken voor de beurs op. Noteer per presentatie of stand het benodigde scherm, de projector, microfoon, laptop, verlengkabels en stekkerdozen.
- Stuur exposanteninformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanlevertijd, standnummers, laad- en losafspraken, plattegrond en uiterste deadline voor presentaties en badgegegevens.
- Controleer printwerk en badges uiterlijk 2 werkdagen voor de beurs. Tel naamkaartjes, bewegwijzering, folders en plattegronden na; ontbrekende gegevens zijn op de opbouwdag lastig nog netjes te herstellen.
- Plan de catering op basis van het aantal bevestigde aanmeldingen en dieetwensen. Zet dranken tijdig koud en controleer vóór het laden of servies, koffiezetapparaten, thermoskannen, koelkasten en serveerschalen compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een installatiebeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en reserveringen. Plan de definitieve standindeling, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor de beurs.
- Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een installatiebeurs?
- Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Vraag na aanmelding meteen technische wensen, dieetwensen en badgegegevens op en bevestig de deelname uiterlijk 2 weken voor de beurs.
- Wanneer moet de plattegrond van een installatiebeurs klaar zijn?
- Maak een eerste indeling zodra ongeveer 70 procent van de exposanten bekend is. Stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf mee met de exposanteninformatie en bewegwijzering.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een installatiebeurs?
- Reserveer minimaal 4 uur voor het plaatsen van standwanden, balies, tafels, stoelen, apparatuur en kabelgoten. Plan daarna minstens 1 uur voor een technische test en controle van badges, printwerk en catering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!