Zo organiseer je een installatiebeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en het aantal exposanten. Daarna leg je de standindeling vast, verzamel je technische wensen en werk je het programma uit. Plan vervolgens de bezoekersregistratie, catering, badges en bewegwijzering; vooral printwerk en presentaties komen vaak later binnen dan afgesproken. Gebruik de laatste dagen voor controles, het koelen van dranken en het laden van alle materialen, zodat de opbouw niet afhankelijk is van losse boodschappen of ontbrekende kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Exposanten bevestigen
2 personen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Catering bestellen
10
Programma definitief maken
2 personen
11
Plattegrond vormgeven
12
Naamkaartjes ontwerpen
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Exposanteninformatie versturen
2 personen
15
Technische wensen verzamelen
2 personen
16
Presentaties ontvangen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Badgegegevens invoeren
2 personen
19
Printwerk controleren
20
Printwerk verzamelen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Materialen laden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laadruimte vrijmaken
2 personen
28
Standplaatsen uitzetten
3 personen
29
Standwanden opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stands voorzien van meubels
4 personen
32
Standaanduidingen ophangen
3 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Presentatieruimte inrichten
3 personen
36
Beeldschermen aansluiten
2 personen
37
Verlichting testen
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen
41
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

42
Exposanten ontvangen
3 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Badges uitdelen
2 personen
45
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
46
Presentaties aankondigen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Standvloeren schoonhouden
2 personen
54
Technische storingen oplossen
2 personen
55
Exposanten ondersteunen
2 personen
56
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Exposanten laten afbouwen
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Materialen verzamelen
4 personen
61
Standwanden afbouwen
4 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Materialen controleren
2 personen
67
Apparatuur inpakken
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Exposantenmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 24
Statafelsaantal 12
Beursbaliesaantal 8
Beursstoelenaantal 48
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Kabelgotenaantal 20
Oplaadstationsaantal 2
Koelkastenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handtransportwagensaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 240
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 60

Decoratie

Beursdoekenaantal 12
Plantenaantal 16
Vlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Sierverlichtingaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 24
Werklampenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 3
Servettenhoudersaantal 12
Buffetbakkenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Registratie

Baliepennenaantal 30
Badgehoudersaantal 220
Keycordsaantal 220
Kleefbadgesaantal 250
Registratiemappenaantal 6
Clipboardmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 250

Printwerk

Programmaflyersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Exposantenkaartenaantal 30
Naambordjesaantal 40
Presentatiebordenaantal 12
A4-papieraantal 2
Printerinktaantal 4

Veiligheid

Kabelmarkeringenaantal 100
Markeringstapeaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Inbussleutelsetsaantal 2
Kabelbindersaantal 300
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3

Tips

Vraag technische wensen en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer daarna per stand of laptop, beeldscherm, projector, geluidsset, microfoon en presentatieklikker nodig zijn; zo ontdek je ontbrekende verlengkabels en stekkerdozen nog vóór de opbouw.
Maak de standindeling voordat je standwanden, balies, statafels en stoelen reserveert. Houd looproutes vrij en plan afzetpalen, folderrekken en kabelgoten meteen mee, in plaats van ze op de beursdag tussen de stands te zoeken.
Sluit de aanmeldingen voor catering en dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vóór de beurs. Tel daarna koffie, water en andere dranken per programmaonderdeel en reserveer voldoende koelkasten, koffiezetapparaten, thermoskannen, kopjes, glazen en servies.
Stuur exposanteninformatie, plattegrond, opbouwtijd en laad- en losafspraken uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld ook waar materialen met een handtransportwagen naartoe moeten; dat voorkomt opstoppingen bij de ingang.
Controleer printwerk, badgegegevens, naamkaartjes en bewegwijzering twee werkdagen vóór de beurs en nog één keer bij het laden. Leg een reserve van ongeveer 10% aan voor extra bezoekers, beschadigde badges en ontbrekende exemplaren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een installatiebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en reserveringen. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 3 weken vooraf; catering, badges en printwerk controleer je in de laatste 2 werkdagen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een installatiebeurs?: Reken voor een kleine beurs met meerdere stands op minimaal 4 uur opbouwtijd. Reserveer extra tijd als standwanden, beeldschermen, projectoren, geluidsapparatuur en kabelgoten allemaal op locatie getest moeten worden.
Wanneer moet je de catering voor een installatiebeurs bestellen?: Bestel de catering 5 tot 7 werkdagen vooraf en sluit dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de beurs. Tel bezoekers en exposanten apart, zodat koffie, water, glazen, kopjes en serveerschalen niet te vroeg opraken.
Wanneer stuur je badges en exposanteninformatie op?: Stuur exposanteninformatie, plattegrond en opbouwinstructies ongeveer 5 dagen vooraf. Voer badgegegevens uiterlijk 2 werkdagen vóór de beurs in en controleer het printwerk nogmaals voordat de materialen worden geladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.