Checklist voor een goed georganiseerde innovatieworkshop
Een innovatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar werktafels. Je moet deelnemers op tijd informeren, werkvormen en materialen op elkaar afstemmen en controleren of alle techniek werkt. Plan daarnaast ruimte voor ontvangst, pauzes en catering, zodat de workshop niet stilvalt door praktische zaken. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt, van reservering en uitnodiging tot de opening op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Programma opstellen
2 personen
Werkvormen kiezen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatietechniek testen
2 personen
Flip-overs klaarzetten
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Workshop openen
Doelen en agenda toelichten
Inspiratiesessie begeleiden
2 personen
Ideeënronde begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Concepten uitwerken
3 personen
Concepten presenteren
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Prioriteiten bepalen
3 personen
Actieplannen uitwerken
3 personen
Resultaten plenair delen
2 personen
Workshop afsluiten
Nazorg
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 2
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelaantal 3
- Stekkerdoosaantal 4
- Presentatieklikker
- Oplaadkabelsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Schenkkanaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Broodmandenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffielepelsaantal 50
Workshopmateriaal
- Flip-oversaantal 6
- Flip-overvellenaantal 2
- Whiteboardsaantal 6
- Whiteboardmarkersaantal 24
- Post-itsaantal 30
- Stiftenaantal 48
- Pennenaantal 50
- Notitieblokkenaantal 50
- Werkbladenaantal 50
- Naambadgesaantal 50
- Badgehoudersaantal 50
- Stemstickersaantal 300
- Schaaraantal 8
- Plakbandaantal 8
- Lijmstiftenaantal 12
- Tafelnummersaantal 6
- Naamstickersaantal 60
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de ruimte zodra de datum vaststaat en controleer of er genoeg plek is voor werktafels, stoelen, flip-overs en een aparte ontvangst- en cateringtafel. Plan minimaal 30 minuten vóór de start voor opbouw en ventilatie.
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en verstuur 3 tot 5 dagen voor de workshop een herinnering. Vraag in dezelfde aanmeldingsstap naar dieetwensen, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Test presentatie, beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel en eventuele adapter minimaal 1 dag eerder. Leg ook een verlengkabel, stekkerdoos, oplaadkabels en presentatieklikker klaar; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
- Druk werkbladen en flip-overvellen vooraf af en leg materialen per werkvorm klaar. Maak naambadges vóór de ontvangst, zodat deelnemers niet allemaal tegelijk bij een lege ontvangsttafel moeten wachten.
- Koel dranken op tijd en richt het cateringbuffet vóór de ontvangst in. Zet koffie, thee, water, glazen, kopjes, servies, bestek en afvalbakken op vaste plekken; zo hoef je tijdens de workshop geen spullen te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een innovatieworkshop organiseren?
- Leg de datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de cateringbestelling.
- Wanneer stuur ik de herinnering voor een innovatieworkshop?
- Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de starttijd, locatie, praktische informatie en eventueel wat deelnemers moeten meenemen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een innovatieworkshop?
- Reken op minimaal 30 minuten voor een kleine workshop en 60 minuten als je meerdere werktafels, flip-overs, catering en presentatietechniek klaarzet. Test de techniek liever al 1 dag eerder.
- Wanneer bestel ik catering voor een innovatieworkshop?
- Bestel catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd op de workshopdag rekening met extra tijd voor koelen, klaarzetten en het inrichten van het buffet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!