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Innovationsworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Ein Innovationsworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Gruppe braucht einen passenden Raum, einen klaren Ablauf und funktionierende Technik. Plane Anmeldung, Ernährungswünsche und Catering frühzeitig, damit am Workshoptag nichts fehlt. Prüfe außerdem Materialien, Arbeitsblätter und Namensschilder nicht erst kurz vor Beginn. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt von der ersten Reservierung bis zur Eröffnung des Workshops.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Arbeitsformen auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Flipcharts aufstellen

  • Arbeitsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Workshop eröffnen

  • Ziele und Tagesordnung erläutern

  • Inspirationssession moderieren

    2 Personen

  • Ideenrunde leiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Konzepte ausarbeiten

    3 Personen

  • Konzepte präsentieren

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Prioritäten festlegen

    3 Personen

  • Aktionspläne ausarbeiten

    3 Personen

  • Ergebnisse im Plenum teilen

    2 Personen

  • Workshop abschließen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmermaterial nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 2
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • LadekabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KaraffeAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • TrinkgläserAnz. 60
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50

Workshopmaterial

  • FlipchartsAnz. 6
  • FlipchartblätterAnz. 2
  • WhiteboardsAnz. 6
  • Whiteboard-MarkerAnz. 24
  • Post-itsAnz. 30
  • StifteAnz. 48
  • StifteAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 50
  • ArbeitsblätterAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • BadgehalterAnz. 50
  • StimmaufkleberAnz. 300
  • SchereAnz. 8
  • KlebebandAnz. 8
  • KlebestifteAnz. 12
  • TischnummernAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 60

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und plane ausreichend Platz für Arbeitstische, Stühle, Flipcharts sowie ein Catering- und Empfangsbuffet ein.
  • Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt und sende 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung.
  • Lege Programm und Arbeitsformen spätestens 10 Tage vorher fest. Drucke die Arbeitsblätter und bereite Namensschilder mindestens 2 Tage vor dem Workshop vor.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker am Vortag. Lade außerdem Lautsprecher, Mikrofon und alle benötigten Kabel vollständig auf.
  • Kühle Getränke am Vorabend und richte Kaffee, Wasser, Snacks und Geschirr mindestens 30 Minuten vor dem Empfang ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und lege die Arbeitsmaterialien vor dem Eintreffen der Gruppe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Innovationsworkshop planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Programm. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Innovationsworkshop?
Plane für eine halbtägige Veranstaltung etwa 1,5 Liter Wasser pro Person sowie 2 bis 3 Kaffee- oder Teetassen ein. Bei einem ganzen Tag solltest du zusätzlich rund 0,5 Liter Wasser pro Person einrechnen.
Wann sollte die Technik für den Workshop getestet werden?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindungen, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag. Lege zusätzlich einen passenden Adapter und ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Wann muss das Catering für einen Innovationsworkshop bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 Tage vor dem Termin an den Anbieter weitergeben.

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