Checklist pour organiser un atelier d’innovation

Un atelier d’innovation demande plus qu’un programme et quelques idées. Il faut réserver une salle adaptée, préparer les méthodes de travail, coordonner les inscriptions et vérifier chaque élément technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist suit le déroulement du projet, des premières décisions à l’ouverture de l’atelier. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, feuilles de travail, boissons fraîches et disposition des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Élaborer le programme
2 personnes
Choisir les méthodes de travail
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Tester la technique de présentation
2 personnes
Préparer les paperboards
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Ouvrir l'atelier
Expliquer les objectifs et l’ordre du jour
Animer une séance d’inspiration
2 personnes
Animer le tour de table des idées
3 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Élaborer les concepts
3 personnes
Présenter les concepts
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Définir les priorités
3 personnes
Élaborer les plans d’action
3 personnes
Partager les résultats en plénière
2 personnes
Clôturer l'atelier

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 4
Cliqueur de présentation
Câbles de rechargeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Carafeqté 4
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 50

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 6
Feuilles de paperboardqté 2
Tableaux blancsqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 30
Marqueursqté 48
Stylosqté 50
Blocs-notesqté 50
Feuilles de travailqté 50
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Autocollants de voteqté 300
Ciseauxqté 8
Ruban adhésifqté 8
Bâtons de colleqté 12
Numéros de tableqté 6
Étiquettes nominativesqté 60

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et fixer le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le format de l’atelier.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Gardez une marge pour les changements de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et l’enceinte au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Chargez aussi les appareils et préparez une rallonge ainsi qu’une multiprise.
Préparez les badges nominatifs et les feuilles de travail avant le jour J, idéalement la veille. Installez la table d’accueil près de l’entrée afin de distribuer les badges sans bloquer l’accès à la salle.
Prévoyez le temps d’installation des tables de travail, des chaises, des paperboards et du buffet. Aérez la salle avant l’accueil et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour éviter de les servir à température ambiante.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier d’innovation ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour réserver la salle, construire le programme, choisir les méthodes de travail et envoyer les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, le traiteur, les impressions et le test du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un atelier d’innovation ?: Envoyez-les environ 2 à 3 semaines avant l’atelier, avec le programme, les informations pratiques et une date limite d’inscription. Un rappel 3 à 5 jours avant permet de confirmer la présence et les besoins alimentaires.
Quel matériel vérifier avant un atelier d’innovation ?: Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les adaptateurs, l’enceinte, le micro et le cliqueur. Faites ce contrôle 60 minutes avant le début, puis gardez les câbles de recharge, une rallonge et une multiprise accessibles.
Quand préparer les badges et les feuilles de travail ?: Préparez-les la veille pour éviter les impressions et découpages de dernière minute. Vérifiez ensuite les noms et le nombre de participants le matin même, avant d’installer la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.