Checklist voor een goed georganiseerd innovatiecongres
Een innovatiecongres staat of valt met de voorbereiding achter de schermen. Naast een programma en sprekers moet je presentaties, techniek, catering, registratie en bezoekersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar bevestigde sprekers, een sluitende deelnemerslijst en een getest programma. Deze checklist helpt je om leveringen, vrijwilligers, BHV en de ontvangst op de congresdag niet te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties en biografieën verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Meubilair reserveren
Drukwerk laten maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders samenstellen
3 personen
Route- en parkeerinformatie versturen
Sprekersinformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
BHV-contacten bevestigen
Cateringlevering bevestigen
Technieklevering bevestigen
Boodschappen ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Wi-Fi en stroom testen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Wayfinding ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
Tijd per sessie bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Servies afruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
4 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Glazen en servies aanvullen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Registratiegegevens veilig opbergen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Sprekersbestanden archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 24
- Registratietafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Krukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 240
- Wijnglazenaantal 180
- Bordenaantal 220
- Vorkenaantal 220
- Messenaantal 220
- Lepelsaantal 220
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 3
- Wi-Fi-hotspot
- Flip-oversaantal 4
- Stiftenaantal 24
- Laserpointeraantal 2
Decoratie
- Congresbannersaantal 4
- Vlaggenaantal 8
- Tafelstukkenaantal 24
- Naamkaartjeshoudersaantal 180
- Pijlbordenaantal 12
- Plakstripsaantal 4
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 8
- Tafellampenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 12
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerplateausaantal 16
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg techniek niet pas op de congresdag vast. Reserveer beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en mengpaneel zodra het programma en de zaalindeling bekend zijn, en plan vóór opening een volledige test met elke presentatie.
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve overzicht tijdig aan de cateraar. Controleer ook of buffettafels, serveerschalen, serveertangen en voldoende servies op de leverlijst staan.
- Maak naamkaartjes en programmafolders pas nadat de aanmeldingen en sprekersgegevens zijn gecontroleerd. Zo voorkom je foutieve functietitels, ontbrekende sessies en extra drukwerk op het laatste moment.
- Stuur route- en parkeerinformatie samen met de bevestiging van de aanmelding. Voeg aparte sprekersinformatie toe met aankomsttijd, programmaonderdeel en praktische instructies voor presentaties.
- Plan op de congresdag vaste overdrachtsmomenten: locatie openen, leveringen aannemen, registratie klaarzetten en BHV-contacten bevestigen. Laat vrijwilligers vóór de eerste ontvangst weten wie verantwoordelijk is voor techniek, catering en sprekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een innovatiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, thema en programma. Benader sprekers daarna direct, omdat je presentaties en communicatie pas betrouwbaar kunt plannen als hun deelname is bevestigd.
- Wanneer moet ik sprekers voor een innovatiecongres benaderen?
- Benader de eerste sprekers ongeveer 12 tot 16 weken vóór het congres. Vraag na bevestiging meteen hun biografie, presentatie en technische wensen op, zodat programmafolders en techniek niet op elkaar botsen.
- Wanneer moet ik de catering voor een innovatiecongres definitief doorgeven?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het overzicht uiterlijk 1 tot 2 weken vóór het congres aan de cateraar. Bevestig de levering nogmaals in de laatste week en controleer op de dag zelf wie de levering in ontvangst neemt.
- Wanneer test ik de techniek voor een innovatiecongres?
- Test alle apparatuur vóór de ontvangst van bezoekers, inclusief presentaties, beamer, microfoons, luidsprekers, klikker en verbindingen. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste controle zodra de laptop en presentaties definitief zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!