Innovationskongress organisieren: die komplette Checkliste

Ein Innovationskongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Thema, Programm und Referenten stehen am Anfang. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering, Technik und Drucksachen. Plane Präsentationen und Biografien nicht erst in der letzten Woche ein, denn fehlende Unterlagen bremsen Programmheft und Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich durch 77 Aufgaben und 55 benötigte Dinge – bis zum Öffnen der Location und zur Annahme der Lieferungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Präsentationen und Biografien sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
Catering bestellen
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Möbel reservieren
Drucksachen anfertigen lassen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
Routen- und Parkinformationen versenden
Referenteninformationen versenden
Freiwillige einplanen
2 Personen
BHV-Kontakte bestätigen
Cateringlieferung bestätigen
Techniklieferung bestätigen
Einkäufe abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Beamer anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Wi-Fi und Strom testen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Wegweiser anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Pausenbuffet bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
4 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
Zeit pro Sitzung überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet servieren
4 Personen
Geschirr abräumen
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Registrierungsdaten sicher aufbewahren
2 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Sprecherdaten archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 24
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 240
WeingläserAnz. 180
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
Wi-Fi-Hotspot
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 24
LaserpointerAnz. 2

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
FahnenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 180
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
TischlampenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierplattenAnz. 16
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort, Thema und Programm zuerst fest. Sprich Referenten danach gezielt an und bestätige ihre Zusagen schriftlich, bevor du Einladungen verschickst.
Fordere Präsentationen und Biografien mit einer festen Frist an, idealerweise 14 Tage vor dem Kongress. So bleiben Zeit für das Programmheft, Namensschilder und technische Prüfungen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige sie zeitnah. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und gib die gebündelten Angaben anschließend an den Caterer weiter.
Reserviere Technik und Mobiliar nicht nur nach Raumplan, sondern prüfe auch den Ablauf: Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Funkmikrofone und Lautsprecher müssen vor Ort zusammen funktionieren.
Plane für den Veranstaltungstag feste Übergaben ein: Bestätige Catering- und Techniklieferung am Vortag, teile Freiwillige ein und lege fest, wer Location, Lieferungen und BHV-Kontakte übernimmt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Innovationskongress organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Programm. Referenten, Technik, Mobiliar und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress angefragt oder reserviert sein.
Wann müssen die Referenten für einen Innovationskongress feststehen?: Bestätige die Referenten idealerweise 8 Wochen vor dem Termin. Fordere Präsentationen und Biografien anschließend mit einer Frist von 14 Tagen vor der Veranstaltung an.
Bis wann sollte man Catering und Ernährungswünsche klären?: Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Übergib die zusammengefassten Angaben danach sofort an den Caterer.
Was muss am Tag des Innovationskongresses zuerst passieren?: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Lieferungen angenommen, Registrierungstisch und Mobiliar aufgebaut sowie Beamer, Mikrofone und Lautsprecher getestet werden können.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.