Checklist pour organiser un congrès sur l’innovation

Un congrès sur l’innovation demande une coordination précise entre les intervenants, les participants, la technique et la restauration. Commencez par fixer la date, le lieu, le thème et le programme, puis verrouillez rapidement les intervenants et leurs besoins. Les inscriptions permettent d’ajuster le catering, les badges et l’aménagement de la salle. Cette checklist de 77 tâches et 55 éléments vous accompagne jusqu’à l’ouverture du lieu, y compris les livraisons et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations et les biographies
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Réserver le mobilier
Faire réaliser les imprimés
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les programmes
3 personnes
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Envoyer les informations sur les intervenants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les contacts BHV
Confirmer la livraison du catering
Confirmer la livraison du matériel technique
Récupérer les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réceptionner les livraisons
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester le Wi-Fi et l’alimentation électrique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet de la pause
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Veiller au temps par session
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Ranger en lieu sûr les données d’inscription
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les fichiers des intervenants
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 24
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Hotspot Wi-Fi
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Pointeur laserqté 2

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Drapeauxqté 8
Centres de tableqté 24
Porte-nomsqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Lampes de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les intervenants : prévoyez ensuite un délai de 2 à 3 semaines pour confirmer leurs disponibilités et récupérer leurs biographies et présentations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour transmettre les demandes alimentaires au traiteur. Gardez une liste actualisée des participants confirmés afin d’imprimer les badges nominatifs sans corrections de dernière minute.
Testez la technique dans la salle avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, cliqueur, microphones sans fil, haut-parleurs et rallonges doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Préparez un plan de salle avec les chaises, tables, mobilier de prise de parole, podium et porte-manteaux. Réservez aussi des stations de recharge et un hotspot Wi-Fi si les participants travaillent sur place.
La veille ou le matin même, confirmez les heures de livraison du catering et du matériel technique, les contacts BHV et les rôles des bénévoles. Prévoyez une personne pour réceptionner chaque livraison avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès sur l’innovation ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu, le thème et le programme, puis contactez les intervenants avant de lancer les invitations.
Combien de temps faut-il laisser pour les inscriptions ?: Prévoyez une période d’inscription d’au moins 4 semaines. Arrêtez les données définitives 7 à 10 jours avant le congrès pour confirmer le catering, les badges et les besoins alimentaires.
Quand réserver la technique pour un congrès ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et la sonorisation au moins 4 semaines à l’avance. Faites un test complet dans la salle 1 à 2 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier le jour du congrès ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Réceptionnez les livraisons, contrôlez le mobilier et le catering, testez la technique, installez les badges et confirmez la présence des bénévoles et des contacts BHV.

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