Checklist para organizar un congreso de innovación

Un congreso de innovación reúne muchas piezas que deben encajar a tiempo: programa, ponentes, inscripciones, catering, técnica y orientación para los asistentes. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento. Incluye también la preparación del espacio, el material impreso, las preferencias dietéticas y la coordinación de las entregas. Úsala como plan de trabajo desde la primera reserva hasta la apertura del lugar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar el programa y el tema
3 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Recopilar presentaciones y biografías
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar las preferencias dietéticas al catering
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Reservar mobiliario
Encargar material impreso
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los folletos del programa
3 personas
Enviar información de ruta y aparcamiento
Enviar información de los ponentes
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar los contactos de primeros auxilios
Confirmar la entrega del catering
Confirmar entrega técnica
Recoger la compra
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Colocar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar el Wi-Fi y la electricidad
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el bufé del descanso
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Atender la mesa de registro
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Anunciar a los ponentes
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
Controlar el tiempo por sesión
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Moderar el panel de discusión
2 personas
Montar el aperitivo de networking
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Reponer vasos y vajilla
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura los datos de registro
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los archivos de los ponentes
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 24
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 240
Copas de vinocant. 180
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 220
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Punto Wi-Fi
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Puntero lásercant. 2

Decoración

Banners del congresocant. 4
Banderascant. 8
Centros de mesacant. 24
Portanombrescant. 180
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Lámparas de mesacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas para servircant. 16
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, el tema y el programa antes de invitar a nadie. Después contacta con los ponentes y fija una fecha límite para confirmar su participación, enviar la biografía y entregar la presentación.
No esperes al día del congreso para revisar las inscripciones. Confirma a los asistentes con antelación, registra sus preferencias dietéticas y transmite esos datos al catering antes de hacer el pedido.
Reserva la técnica y el mobiliario con tiempo suficiente para probarlos juntos: proyector, pantalla, portátil, clic de presentación, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y estaciones de carga deben estar disponibles en el mismo lugar.
Envía la información de ruta y aparcamiento junto con los datos de los ponentes. Los asistentes necesitan saber cómo llegar antes de salir de casa, y el equipo debe tener claro quién recibe cada entrega y cuándo.
Prepara el registro y la sala antes de abrir la ubicación: mesa de registro, tarjetas de nombre, folletos del programa, sillas, mesas, escenario, percheros y pizarras. Reserva un margen de al menos 60 minutos para recibir entregas y corregir faltantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de un congreso?: Intenta obtener la confirmación al menos 6 semanas antes del congreso. Pide también la presentación y la biografía con una fecha límite concreta, idealmente entre 10 y 14 días antes, para preparar el programa y la técnica.
¿Cuándo pedir el catering para un congreso de innovación?: Cierra el pedido entre 7 y 10 días antes del evento, cuando las inscripciones estén suficientemente actualizadas. Comunica las preferencias dietéticas al catering en ese momento y confirma la entrega al menos 24 horas antes.
¿Qué material técnico necesita un congreso?: Como base, prepara un proyector, pantalla, portátil, clic de presentación y micrófonos inalámbricos. Añade altavoces, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas, estaciones de carga y punto Wi-Fi, y prueba todo al menos 2 horas antes de empezar.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala del congreso?: Abre el lugar al menos 60 minutos antes de la llegada del público y deja más margen si hay escenario, catering o varias entregas. Comprueba entonces el registro, las tarjetas de nombre, los folletos, la distribución de sillas y mesas y el sonido.

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