Checklist voor een goed georganiseerde inloopavond

Een inloopavond vraagt om een duidelijke bezoekersstroom, een bemande ontvangst en techniek die vóór de eerste gast getest is. Leg eerst datum, programma, ruimtes en looproute vast. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en de indeling van presentatoren en vrijwilligers. Op de dag zelf draait het vooral om toegang, bewegwijzering, registratie, koffie, hapjes en een laatste controle van presentaties en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Programma online publiceren
Ruimtes reserveren
Koffieapparaten reserveren
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Presentatoren bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamstickers voorbereiden
Registratielijst afdrukken
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Presentaties klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatie verstrekken
4 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Techniek bedienen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Presentaties afsluiten
2 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekersvragen nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 100
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Kleefbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ontvangstbalie direct bij de ingang en houd de looproute naar presentaties, koffie en toiletten vrij. Maak informatieborden en bewegwijzering uiterlijk één dag vooraf, zodat je op locatie alleen nog hoeft op te hangen.
Verstuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen meteen uit en stuur uiterlijk enkele dagen voor de inloopavond een bevestiging met programma en praktische informatie.
Reserveer koffieapparaten, projectieschermen en andere gedeelde apparatuur vroeg. Test beamer, laptop, speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deuren opengaan; een presentatie testen tijdens de inloop is te laat.
Bereid naamstickers en de registratielijst vooraf voor en leg ze bij de ontvangstbalie klaar. Zet koffie, glazen, borden, bestek en serveertangen apart klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer meerdere bezoekers tegelijk binnenkomen.
Regel sleutels en toegang vóór de opbouwdag en spreek af wie de locatie opent. Controleer bij leveringen meteen aantallen en staat van tafels, stoelen, kapstokken, servies en techniek, zodat ontbrekende spullen nog tijdig kunnen worden aangevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inloopavond organiseren?: Leg datum, ruimtes en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de basis staat en sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor de avond af voor catering en registratie.
Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig voor een inloopavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en stem de totale hoeveelheid af op de verwachte verblijfsduur. Plan extra koffie en water wanneer bezoekers verspreid over meerdere uren binnenlopen.
Wanneer moet ik de techniek voor een inloopavond testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers en microfoons uiterlijk 1 tot 2 uur vóór opening op de definitieve plek. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen, oplaadkabels en de volgorde van de presentaties.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen voor een inloopavond?: Open de locatie, controleer de ruimtes en zet eerst ontvangstbalie, looproute en bewegwijzering klaar. Daarna controleer je registratie, naamstickers, koffie, hapjes en techniek voordat de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.