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Soirée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une soirée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours clair et une préparation suivie dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le programme et les espaces, puis organise les invitations et les inscriptions. Les derniers jours servent à confirmer les présentateurs, tester la technique, vérifier les livraisons et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, du premier repérage jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Déterminer les espaces et le parcours de circulation

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les inscriptions

    2 personnes

  • Publier le programme en ligne

  • Réserver des espaces

  • Réserver les machines à café

  • Passer la commande traiteur

    2 personnes

  • Confirmer les présentateurs

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Créer les panneaux d'information

    2 personnes

  • Créer le plan et la signalétique

    2 personnes

  • Rassembler les présentations

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier les livraisons

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les étiquettes nominatives

  • Imprimer la liste d'inscription

  • Organiser les clés et l’accès

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les salles

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables d’information

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Préparer les présentations

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester le projecteur et l’écran

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Briefer l'équipe d'inscription

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Fournir les informations

    4 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    3 personnes

  • Assurer les présentations

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir le buffet en ordre

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Gérer la technique

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer les présentations

    2 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Relancer les questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 14
  • Chaisesqté 100
  • Accueil
  • Tabouretsqté 8
  • Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Vidéoprojecteurqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Câbles de rechargeqté 6

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandesqté 12
  • Nappesqté 14
  • Compositions floralesqté 8
  • Badges nominatifsqté 120
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ruban de masquageqté 6
  • Panneaux d'informationqté 12
  • Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 4
  • Poubellesqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe le programme au moins 4 semaines avant la soirée afin de laisser le temps de rédiger et d’envoyer les invitations, puis de traiter les inscriptions.
  • Dessine le parcours des visiteurs avant de placer les tables et les chaises : prévois une zone d’accueil, un passage dégagé et un accès visible aux espaces de présentation.
  • Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le total au traiteur au plus tard 7 jours avant l’événement. Garde quelques options clairement identifiées sur place.
  • Teste le vidéoprojecteur, les écrans, les ordinateurs portables, les haut-parleurs et les microphones 2 à 3 jours avant. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et prises disponibles.
  • Prépare l’accueil la veille : étiquettes nominatives, liste d’inscription imprimée, signalétique, clés et accès. Refroidis les boissons et installe les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée portes ouvertes ?
Envoie-les idéalement 4 semaines avant la date prévue. Prévois ensuite une relance 7 jours avant et arrête les inscriptions quelques jours avant de confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée portes ouvertes ?
Compte 4 à 6 semaines pour une organisation confortable, surtout si tu dois réserver des espaces, des machines à café et du matériel technique. Les deux dernières semaines servent aux confirmations et aux essais.
Quand tester le matériel technique d’une soirée portes ouvertes ?
Fais un premier test 2 à 3 jours avant, puis vérifie les branchements le jour même avant l’ouverture. Teste chaque présentation avec le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs et les microphones utilisés.
Que préparer la veille d’une soirée portes ouvertes ?
Prépare la signalétique, les étiquettes nominatives, la liste des inscrits, les boissons et les espaces d’accueil. Organise aussi les clés et l’accès afin qu’une personne puisse ouvrir le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

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