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Offener Abend organisieren: die komplette Checkliste

Ein offener Abend braucht mehr als Einladungen und ein bisschen Verpflegung. Du planst Räume und Laufwege, sammelst Anmeldungen, koordinierst Moderation und Freiwillige und prüfst die Technik vor dem Termin. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zum Öffnen der Location. Besonders leicht werden Beschilderung, Ernährungswünsche, Zugang und Lieferungen zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Räume und Laufweg festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Räume reservieren

  • Kaffeemaschinen reservieren

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Moderatoren bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Registrierungsliste drucken

  • Schlüssel und Zugang organisieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Informationen bereitstellen

    4 Personen

  • Führungen begleiten

    3 Personen

  • Präsentationen halten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Technik bedienen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Präsentationen abschließen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Besucherfragen nachfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 100
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • KlebebandAnz. 6
  • AbdeckbandAnz. 6
  • InfotafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MülleimerAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm, Räume und Laufwege fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du in der Einladung konkrete Zeiten, Räume und Programmpunkte nennen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und bestätige die Teilnahme erst, wenn die Angaben vollständig sind. Gib die endgültige Cateringbestellung nicht erst am Veranstaltungstag auf.
  • Plane Technik und Präsentationen spätestens einige Tage vorher zusammen ein: Beamer, Leinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel müssen im jeweiligen Raum getestet werden.
  • Bereite Empfang und Orientierung am Vortag vor. Namensaufkleber, Registrierungsliste, Lageplan und Informationsschilder helfen besonders dann, wenn mehrere Räume genutzt werden.
  • Kläre Schlüssel, Zugang und die Öffnungszeit vor dem Termin mit der zuständigen Person. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Lieferungen kontrolliert und Snacks vor Beginn vorbereitet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen offenen Abend planen?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Einladungen. Reservierungen für Räume, Kaffeemaschinen und Catering solltest du möglichst in der ersten Planungswoche anstoßen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen offenen Abend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldungen bis spätestens 7 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Namensaufkleber anpassen kannst.
Wann muss die Technik für einen offenen Abend getestet werden?
Teste Präsentationen, Beamer, Projektionsleinwände, Laptops, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 2 bis 3 Tage vorher. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Kabel, Ladestände und die Lautstärke im Raum.
Was muss am Tag des offenen Abends zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst, kontrolliere Zugang und Räume und stelle danach Empfang, Beschilderung und Registrierung bereit. Plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein.

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