Checklist para tu jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y una invitación. Hay que coordinar el recorrido, las inscripciones, los espacios, las presentaciones y la recepción para que las visitas avancen sin esperas. Esta checklist reúne 66 tareas y 43 materiales, desde reservar cafeteras y confirmar ponentes hasta preparar acreditaciones, carteles y equipos. Úsala por fases para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día: dietas especiales, llaves, cables y entregas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir los espacios y el recorrido
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Reservar espacios
Reservar las cafeteras
Realizar el pedido de catering
2 personas
Confirmar presentadores
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar etiquetas con nombres
Imprimir la lista de registro
Gestionar llaves y acceso
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar las presentaciones
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
4 personas
Guiar visitas
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Operar la técnica
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar las presentaciones
2 personas
Recoger el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Responder a las preguntas de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 100
- Mostrador de recepción
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Tijerascant. 4
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta de pintorcant. 6
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Papelelerascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y confirma después quién asistirá realmente.
- Dibuja el recorrido antes de reservar o distribuir los espacios. Marca en el mapa la recepción, las salas, los aseos y las salidas; así sabrás cuántos carteles y voluntarios necesitas.
- Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes: proyector, pantallas, portátiles, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas. No des por hecho que los cables de carga estarán disponibles en el lugar.
- Confirma el catering y las cafeteras al menos 5 días antes, contando las inscripciones y las dietas comunicadas. El día anterior deja enfriadas las bebidas y prepara aperitivos, tazas, vasos, platos y cubiertos.
- Prepara la recepción antes de abrir: mostrador, lista de registro, etiquetas con nombres, bolígrafos, llaves y señalización. Reserva 30 minutos previos para colocar mesas, sillas, percheros y el material de bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá inscripciones, varias salas y presentaciones. Reserva espacios, cafeteras y equipos durante la primera semana, y deja los últimos 3 días para confirmaciones, entregas y pruebas.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, recoger dietas y ajustar el catering y el recorrido.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior comprueba las entregas, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, imprime la lista de registro y coloca las etiquetas con nombres. También conviene dejar agrupados mapas, carteles, presentaciones y cables para no buscarlos durante la apertura.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela al abrir el recinto. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, regleta y cable, incluida la conexión eléctrica de cada sala.
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