Inkoopbeurs organiseren: checklist en planning

Een inkoopbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en exposanten regelen. Je legt eerst de datum en locatie vast, daarna bouw je de exposantenlijst, aanmelding en promotie op. In de laatste weken draait alles om standindeling, bezoekersregistratie, catering, parkeerplaatsen en leveringen. Deze checklist helpt je de 73 taken in een logische volgorde af te werken, zodat exposanten weten waar ze staan en bezoekers bij binnenkomst snel geholpen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
2 personen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Standpakketten samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Promotie opstellen
2 personen
Promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond ontwerpen
Catering reserveren
Parkeerplaatsen reserveren
Registratielijst maken
Badges voorbereiden
2 personen
Naambordjes maken
2 personen
Bewegwijzering printen
Exposanteninformatie versturen
Leveringen afstemmen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Standmaterialen lossen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Catering opstellen
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands wijzen
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten assisteren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Toiletvoorraad aanvullen
Vloeren tussentijds schoonmaken
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen afbouwen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekerstafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Standwandenaantal 60
Tafelkledenaantal 38

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Badgeprinter
Labelprinter
Mobiele telefoonsaantal 4
Handmicrofoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Presentatiescherm
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
USB-opladersaantal 10
Kabelbindersaantal 200

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 10
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Beurslogo-bannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 30
Fotowand
Promotiebannersaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Standnummersaantal 30
Naambordhoudersaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 4
Serveerkommenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 20
Dienbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 8
Poetsdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursdatum en locatie vroeg vast, zodat je daarna pas standpakketten, catering en parkeerplaatsen definitief kunt reserveren. Houd voor leveringen en opbouw een apart tijdschema bij.
Stuur exposanteninformatie niet pas op de laatste dag. Deel na bevestiging de plattegrond, aanlevertijden, standafmetingen, technische afspraken en contactgegevens van de organisatie.
Maak de registratiebalie compleet met een registratielijst, badges, naambordjes en een badgeprinter of labelprinter. Test laptops, tablets en printers uiterlijk één dag voor de beurs.
Plan de standindeling vóór je de plattegrond verspreidt. Controleer of expositietafels, standwanden, kledingrekken, klapstoelen en verlengsnoeren passen zonder looproutes of nooduitgangen te blokkeren.
Stem catering af op het aantal bezoekers en exposanten, inclusief verzamelde dieetwensen. Controleer vooraf koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten, koelboxen, glazen, kopjes, borden en besteksets.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inkoopbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de datum, locatie en exposantenlijst. Reserveer catering, parkeerplaatsen en techniek uiterlijk 4 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een inkoopbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Vraag aanmeldingen uiterlijk 4 weken voor de beurs op, zodat je standpakketten en de standindeling nog kunt afronden.
Hoeveel registratiepersoneel heb ik nodig op een inkoopbeurs?: Reken op 1 medewerker per 50 tot 75 verwachte bezoekers tijdens het drukste uur. Plan minimaal 2 mensen bij de registratiebalie als badges ter plaatse worden geprint.
Wanneer moet ik de techniek voor een inkoopbeurs testen?: Test presentatiescherm, handmicrofoon, draagbare speakers, laptops, tablets en verlengsnoeren uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de beursdag nogmaals de apparatuur voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.