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Einkaufsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Einkaufsmesse steht und fällt mit der Vorbereitung von Ausstellern, Besucherführung und Logistik. Lege zuerst Termin und Location fest, bevor du Ausstellerpakete, Anmeldeformular und Einladungen verschickst. Danach folgen Standaufteilung, Lageplan, Catering, Parkplätze sowie Badges und Beschilderung. Kurz vor dem Termin müssen Lieferungen, Technik und Bestände zusammenpassen – besonders Tische, Standwände, Verlängerungskabel und Kühlung werden sonst schnell knapp.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Standpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Besucher einladen

    2 Personen

  • Werbung erstellen

    2 Personen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Lageplan entwerfen

  • Catering reservieren

  • Parkplätze reservieren

  • Anmeldeliste erstellen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Lieferungen abstimmen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladezone freimachen

    2 Personen

  • Standmaterialien entladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Catering aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen weisen

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Aussteller betreuen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Toilettenvorrat auffüllen

  • Böden zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Teilnehmerdaten archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungstischeAnz. 30
  • BesuchertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 100
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 6
  • StandwändeAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 38

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 4
  • Badgedrucker
  • Etikettendrucker
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • HandmikrofonAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • USB-LadegeräteAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 10
  • NotlampenAnz. 4

Dekoration

  • Messelogo-BannerAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • PflanzenAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 30
  • Fotowand
  • WerbebannerAnz. 8
  • WegweiserAnz. 20
  • StandnummernAnz. 30
  • NamensschildhalterAnz. 40

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • TablettsAnz. 12
  • LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • DesinfektionsspenderAnz. 8
  • PutztücherAnz. 30
  • GummihandschuheAnz. 12
  • PapierhandtuchspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend feststeht. Schicke den Lageplan zusammen mit den Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche sofort. Bestätige Aussteller nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 10 bis 14 Tage vorher.
  • Trenne Besucher- und Ausstellerlogistik: Reserviere Parkplätze, erstelle eine Anmeldeliste und bereite Namensschilder sowie Badges so vor, dass der Einlass in den ersten 30 Minuten nicht stockt.
  • Teste Laptop, Tablets, Badgedrucker, Etikettendrucker, Präsentationsbildschirm, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungskabel und jede Stromposition am Stand.
  • Stimme Lieferzeiten mit allen Ausstellern ab und kontrolliere den Bestand vor dem Einkauf. Für Getränke und Catering brauchst du konkrete Mengen je erwarteter Personenzahl; fehlende Gläser, Karaffen oder Kühlmöglichkeiten fallen erst beim Aufbau auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Einkaufsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin mit Location, Termin und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vorher bereitstehen.
Wann muss der Lageplan für eine Einkaufsmesse fertig sein?
Erstelle den Lageplan 2 bis 3 Wochen vor der Messe und aktualisiere ihn nach den letzten Ausstellerbestätigungen. Versende die endgültige Version spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Aussteller sollte man für eine Einkaufsmesse einplanen?
Das hängt von der nutzbaren Fläche und der Standgröße ab. Rechne pro Aussteller mit einem Ausstellungstisch plus Platz für Standwände, Besucherbewegung und mindestens einen Stuhl; finalisiere die Zahl erst nach der Raumplanung.
Was muss am Tag vor der Einkaufsmesse geprüft werden?
Kontrolliere am Vortag Möbel, Tischdecken, Geschirr, Kühlung, Beschilderung und alle Geräte. Führe außerdem einen Techniktest mit Laptop, Tablets, Druckern, Bildschirm, Mikrofon und Lautsprechern durch.

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