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Checklist pour organiser un salon des achats

Un salon des achats demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, stands et accueil. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, depuis la réservation du lieu jusqu’au contrôle du matériel le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les besoins alimentaires, les livraisons ou les branchements électriques. Commencez par fixer le cadre de l’événement, puis avancez vers la communication et la préparation opérationnelle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date du salon

    2 personnes

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Composer les kits de stand

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Inviter les visiteurs

    2 personnes

  • Élaborer la promotion

    2 personnes

  • Diffuser la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Concevoir le plan

  • Réserver le catering

  • Réserver des places de parking

  • Créer la liste d'inscription

  • Préparer les badges

    2 personnes

  • Créer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la signalisation

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Coordonner les livraisons

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Dégager la zone de chargement

    2 personnes

  • Décharger le matériel du stand

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Monter les cloisons de stand

    4 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges

    2 personnes

  • Mettre en place le catering

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Orienter les exposants vers leurs stands

    2 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de l’état du site

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Assister les exposants

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Nettoyer les sols entre-temps

    2 personnes

  • Orienter les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire le départ des exposants

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les matériaux du stand

    4 personnes

  • Démonter les cloisons du stand

    4 personnes

  • Rassembler les tables et les chaises

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Traiter les objets trouvés

  • Archiver les données des participants

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d'expositionqté 30
  • Tables pour les visiteursqté 8
  • Chaises pliantesqté 100
  • Comptoir d'inscriptionqté 2
  • Tabourets de barqté 8
  • Poubellesqté 12
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Panneaux de standqté 60
  • Nappesqté 38

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à théqté 120
  • Verres à eauqté 150
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Réfrigérateursqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Ordinateur portableqté 2
  • Tablettesqté 4
  • Imprimante à badges
  • Imprimante d'étiquettes
  • Téléphones portablesqté 4
  • Microphone à mainqté 2
  • Enceintes portablesqté 2
  • Écran de présentation
  • Rallongesqté 20
  • Multiprisesqté 20
  • Rallonges à enrouleurqté 6
  • Chargeurs USBqté 10
  • Serre-câblesqté 200

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Lampes de secoursqté 4

Décoration

  • Bannières avec logo du salonqté 4
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Plantesqté 20
  • Décoration de tableqté 30
  • Mur photo
  • Bannières promotionnellesqté 8
  • Panneaux indicateursqté 20
  • Numéros de standqté 30
  • Porte-nomsqté 40

Cuisine

  • Thermosqté 8
  • Bains-marieqté 4
  • Saladiers de serviceqté 16
  • Louchesqté 12
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pains de glaceqté 20
  • Plateauxqté 12
  • Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Chariots de ménageqté 2
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
  • Pompes de désinfectionqté 8
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Gants en caoutchoucqté 12
  • Distributeurs de serviettes en papierqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et réservez le lieu dès que possible : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, organiser les inscriptions et préparer les stands.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon.
  • Préparez le plan des stands avant de confirmer les exposants. Réservez un espace pour l’accueil, les circulations, les livraisons et les tables destinées aux visiteurs.
  • Envoyez aux exposants les horaires d’arrivée, le plan, les consignes de livraison et les informations de stationnement au moins 5 jours avant l’événement.
  • Testez la sonorisation, l’écran, les tablettes, les imprimantes et les rallonges la veille. Gardez aussi une marge de 10 à 15 % pour les badges, les gobelets et les fournitures consommables.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des achats ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, constituer la liste des exposants, ouvrir les inscriptions et organiser le plan des stands.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?
Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, puis confirmez les participants environ 2 semaines avant. Demandez dans le formulaire leurs besoins en mobilier, électricité, livraison et restauration.
Quand préparer les badges et la liste d’inscription ?
Préparez une première version 7 jours avant l’événement, puis faites une dernière mise à jour 24 heures avant l’ouverture. Imprimez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quand réserver le traiteur pour un salon des achats ?
Réservez le traiteur au moins 3 semaines à l’avance et confirmez les quantités 5 à 7 jours avant. Basez le nombre de repas et de boissons sur les exposants, les visiteurs inscrits et l’équipe présente.

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