Checklist voor het organiseren van een Infrabeurs

Een Infrabeurs organiseren vraagt meer dan stands en een programma klaarzetten. Je moet exposanten op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen, de standindeling vastleggen en route- en opbouwinformatie versturen. Op de beursdag komen registratie, leveringen, techniek en zaalopstelling samen. Gebruik deze checklist om de 72 taken in een logische volgorde af te werken en controleer vooral de onderdelen die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijwerken
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Drukwerk controleren
Naambadges maken
2 personen
Programma afdrukken
Routeinformatie versturen
Exposanteninstructies versturen
Leveringen afstemmen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Standnummers klaarleggen
Techniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Promotiemateriaal plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Bewegwijzering controleren
Avondhapjes serveren
3 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Exposanten aan vertrek herinneren
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
4 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen markeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandsaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Opbergbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Beeldschermenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 20
HDMI-kabelsaantal 8
Oplaadkabelsaantal 12
Wifiroutersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Standbordenaantal 20
Standnummerkaartenaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Folderhoudersaantal 24
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Sterke tapeaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en tijden gepubliceerd zijn en plan na 7 dagen een eerste controle van de aanmeldingen. Zo kun je ontbrekende gegevens en dieetwensen vroeg opvolgen.
Bevestig reserveringen voordat je de standindeling maakt. Houd daarna één actuele exposantenlijst aan, zodat standnummers, naambadges en programma-informatie niet uit verschillende versies worden samengesteld.
Stuur routeinformatie en exposanteninstructies uiterlijk 3 werkdagen voor de beurs. Vermeld daarin ook de laad- en loszone, het tijdstip van leveren en waar standnummers en materialen klaarliggen.
Test techniek niet alleen aan de registratietafels, maar ook bij de stands. Controleer laptops, tablets, printers, beeldschermen, HDMI-kabels, wifirouters en stroom via stekkerdozen en verlenghaspels.
Plan de opbouw in vaste blokken: eerst de zaalvloer en laad- en loszone controleren, daarna tafels en stoelen plaatsen en pas vervolgens borden, badges en techniek neerzetten. Reserveer minimaal 30 minuten voor een laatste ronde door de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Infrabeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de beurs met datum, tijden, locatie en exposanten. Open het aanmeldformulier uiterlijk 10 weken vooraf en leg de standindeling en catering minstens 2 weken voor de beurs vast.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een Infrabeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Geef exposanten daarna minimaal 7 dagen om zich aan te melden en stuur de definitieve instructies uiterlijk 3 werkdagen voor de opbouw.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Infrabeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor stands, tafels, stoelen, standnummers, bewegwijzering en techniek. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een controle van stroom, wifi, printers, badges en de zaalvloer.
Wanneer bestel ik catering voor een Infrabeurs?: Bestel catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs en geef de definitieve aantallen daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.