Checklist para organizar una feria infrarroja sin olvidos

Una feria infrarroja necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Primero se fijan fecha y horarios, se gestionan las inscripciones y se confirma a los expositores; después se cierra el plano de puestos, el programa y la logística. Los últimos días se concentran en catering, identificaciones, entregas y pruebas técnicas. El día del evento, reserva tiempo para despejar la zona de carga, revisar el salón y montar mesas, sillas, stands y señalización antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios de la feria
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
Revisar el material impreso
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir el programa
Enviar información de la ruta
Enviar las instrucciones a los expositores
Coordinar entregas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los números de stand
Probar la técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colocar el material promocional
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar entradas y rutas de evacuación
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Realizar la inspección final del montaje
3 personas

Evento

Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Comprobar la señalización
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Recordar a los expositores la salida
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Marcar los objetos prestados
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar los datos de los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesas altascant. 20
Mesas bistrocant. 12
Mesas de registrocant. 2
Sillascant. 80
Taburetescant. 40
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12
Cajas de almacenamientocant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Pantallascant. 6
Enrollacablescant. 12
Regletascant. 20
Cables HDMIcant. 8
Cables de cargacant. 12
Routers wificant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banners de bienvenidacant. 2
Carteles de standcant. 20
Tarjetas con número de standcant. 20
Carteles de señalizacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 24
Portafolletoscant. 24
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 200
Cinta resistentecant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Paños de microfibracant. 30
Guantes de nitrilocant. 200

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de puestos cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y envía a cada expositor sus instrucciones antes del montaje. Así reduces cambios de última hora en mesas, stands y conexiones eléctricas.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pide el catering con varios días de margen. Cuenta también al equipo y a los expositores, no solo a los visitantes.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátiles, tablets, impresoras, pantallas, cables HDMI, regletas y routers wifi. Lleva baterías externas y enrollacables para resolver fallos sin bloquear un puesto.
Prepara con antelación las tarjetas de identificación, el programa, los carteles de stand y los números de puesto. Imprime algunos ejemplares adicionales para sustituciones y cambios de última hora.
Programa la apertura del recinto con tiempo suficiente para revisar el suelo, despejar carga y descarga y montar mesas, sillas y stands. Coloca después los carteles direccionales, los portafolletos y las canaletas para cables, antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infrarroja?: Empieza como mínimo 6 semanas antes para publicar la fecha, abrir inscripciones e invitar a los expositores. Reserva los últimos 7 días para confirmar reservas, catering, entregas, materiales impresos y horarios.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de puestos?: Cierra el plano entre 10 y 14 días antes, cuando la mayoría de las inscripciones estén confirmadas. Envía el plano y las instrucciones a los expositores al menos 7 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la feria?: Calcula entre 3 y 4 horas para abrir el recinto, despejar la zona de carga, revisar el salón y montar stands, mesas, sillas y señalización. Añade 30 minutos para una comprobación final de técnica y recorridos.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la feria?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir el recinto. Comprueba cada portátil, tablet, impresora, pantalla, router, cable y regleta que vaya a utilizarse.

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