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Infrabörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Infrabörse steht und fällt mit klaren Fristen für Aussteller, Besucher und den Aufbau. Lege zuerst Messetermin, Öffnungszeiten und Anmeldeschluss fest, bevor Einladungen und das Anmeldeformular online gehen. Danach folgen Standaufteilung, Catering, Drucksachen, Technik und die Abstimmung der Lieferungen. Plane den Aufbautag rückwärts: Ladezone, Boden, Tische, Stühle, Standnummern und Technik müssen vor der Öffnung geprüft sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Zeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste aktualisieren

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Catering bestellen

  • Drucksachen prüfen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Routeninformationen versenden

  • Ausstelleranweisungen versenden

  • Lieferungen abstimmen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Standnummern bereitlegen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Werbematerial auslegen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Eingang und Fluchtwege überprüfen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Wegweisung kontrollieren

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Aussteller an die Abreise erinnern

    2 Personen

  • Letzte Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände markieren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucherdaten archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 20
  • StehtischeAnz. 20
  • BistrotischeAnz. 12
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • StühleAnz. 80
  • HockerAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • DruckerAnz. 2
  • BildschirmeAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 12
  • WLAN-RouterAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • WillkommensbannerAnz. 2
  • StandschilderAnz. 20
  • StandnummernkartenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 24
  • ProspekthalterAnz. 24
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 200
  • Starkes KlebebandAnz. 12
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • HandtuchspenderAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • NitrilhandschuheAnz. 200

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Messetermin und Öffnungszeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Öffne das Anmeldeformular direkt mit Anmeldeschluss, Ausstellerdaten und Ernährungswünschen.
  • Aktualisiere die Ausstellerliste nach jeder Anmeldung und bestätige Reservierungen innerhalb von 2 bis 3 Werktagen. So bleiben Standaufteilung und Cateringmengen belastbar.
  • Erstelle die Standaufteilung spätestens 3 Wochen vor der Infrabörse. Verschicke Standnummern, Ausstelleranweisungen, Routeninformationen und Lieferzeiten gebündelt, statt einzelne Informationen nachzureichen.
  • Bestelle Catering erst nach dem Anmeldeschluss und rechne zusätzliche Portionen für Helfer und kurzfristige Gäste ein. Prüfe dabei vegetarische, vegane und allergiebedingte Wünsche aus dem Anmeldeformular.
  • Teste Laptops, Tablets, Drucker, Bildschirme, WLAN-Router und HDMI-Kabel am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Ladekabel, Powerbanks und Funkgeräte nach Zuständigkeit bereit, damit beim Aufbau niemand suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Infrabörse organisieren?
Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten, Einladungen und dem Anmeldeformular. Drei Wochen vor der Messe sollten Ausstellerliste und Standaufteilung stehen; in der letzten Woche folgen Drucksachen, Technik und Lieferabsprachen.
Wann verschickt man die Einladungen zur Infrabörse?
Verschicke die erste Einladung 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. Sende 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung mit Anmeldeschluss, Routeninformationen und den wichtigsten Besucherhinweisen.
Wann muss die Standaufteilung fertig sein?
Plane die Standaufteilung spätestens 3 Wochen vor der Infrabörse, nachdem die wichtigsten Ausstellerreservierungen bestätigt sind. Änderungen in der letzten Woche solltest du direkt in Ausstellerliste, Standnummern und Beschilderung übernehmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Infrabörse?
Plane für Möbel, Registrierung, Beschilderung und Technik mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit ein. Öffne die Location früh genug, damit Lade- und Entladezone, Saalboden, Tische, Stühle und Technik vor dem Einlass kontrolliert werden können.

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