Organiser un salon infrarouge sans rien oublier

Un salon infrarouge demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et l’accueil avant même l’ouverture des portes. Cette checklist de 72 tâches suit l’organisation dans l’ordre, de la publication de la date jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Elle couvre aussi les besoins alimentaires, les badges, les livraisons, la signalétique et les tests techniques. Utilise-la pour répartir le travail et repérer les points qui arrivent trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires de la foire
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Vérifier les imprimés
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations sur l'itinéraire
Envoyer les consignes aux exposants
Coordonner les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les numéros de stand
Tester la technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer le matériel promotionnel
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Vérifier la signalisation
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Rappeler les exposants au départ
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Marquer les objets empruntés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les données des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de foireqté 20
Tables de standqté 20
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de rangementqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Écransqté 6
Rallonges électriquesqté 12
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 8
Câbles de rechargeqté 12
Routeurs Wi-Fiqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de standqté 20
Cartes avec numéro de standqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 24
Présentoirs à brochuresqté 24
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésif résistantqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Chiffons microfibresqté 30
Gants en nitrileqté 200

Catering

Courses

Conseils

Publie la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions, puis laisse au moins 2 à 3 semaines aux exposants pour répondre. Demande dès le formulaire leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de livraison.
Mets à jour la liste des exposants après chaque inscription confirmée. Prépare ensuite le plan des stands, les numéros de stand et les badges nominatifs à partir de cette version unique pour éviter les doublons.
Commande le catering dès que le nombre d’exposants et de visiteurs attendus est suffisamment stable, idéalement 7 à 10 jours avant le salon. Vérifie aussi les besoins alimentaires collectés dans le formulaire.
Teste les ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, écrans, câbles HDMI et routeurs Wi-Fi au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévois les rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries externes dans les mêmes bacs.
Réserve un créneau précis pour les livraisons et libère la zone de chargement avant l’arrivée des exposants. Ouvre ensuite le lieu assez tôt pour vérifier le sol, installer les tables et chaises, poser la signalétique et corriger les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon infrarouge ?: Ouvre le formulaire dès que la date et les horaires sont publiés, idéalement 2 à 3 semaines avant le salon. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les réservations et de préparer le plan des stands.
Quand inviter les exposants à un salon infrarouge ?: Invite-les au moins 3 semaines avant l’événement si tu dois construire un plan de stands et coordonner des livraisons. Envoie les consignes pratiques dès que leur réservation est confirmée, puis rappelle l’itinéraire quelques jours avant.
Quand tester la technique avant le salon ?: Teste toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateurs, tablettes, imprimantes, écrans, câbles HDMI et Wi-Fi. Le jour même, fais un contrôle rapide après l’installation pour vérifier les branchements et les batteries.
Combien de temps prévoir pour installer un salon infrarouge ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures sur place pour ouvrir le lieu, contrôler le sol, installer les tables et les chaises, placer les stands et poser la signalétique. Ajoute du temps si plusieurs livraisons ou exposants arrivent en même temps.

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