Informatiemarkt organiseren: een praktische checklist

Een informatiemarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige afstemming met standhouders. Reserveer eerst de ruimte en leg vast hoeveel stands, bezoekers en presentatiemomenten je verwacht. Daarna volgen aanmeldingen, standplaatsindeling, techniek, catering en informatie voor bezoekers. Controleer in de laatste week vooral presentaties, dieetwensen, stroompunten en toegankelijkheid; juist die details worden vaak pas op de dag zelf ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Programma samenstellen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie verzamelen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Naambadges ontwerpen
Informatiefolders verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Technische wensen inventariseren
Catering bestellen
Bewegwijzering printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Naambadges printen
2 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Folders sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffievoorraad klaarzetten
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Stands opbouwen
6 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Toiletartikelen aanvullen
Welkomstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon beheren
Fotomomenten vastleggen
Rustruimte controleren
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Avondpauze catering verzorgen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Stands afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Standhouders nabellen
Foto's archiveren
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6
Statafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Koffiepottenaantal 3
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 2
Portofoonsaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2

Presentatie

Presentatiebordenaantal 12
Flip-oversaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8
Pennenaantal 50
Plakgumaantal 6
Schrijfmappenaantal 20
Klembordenaantal 10

Registratie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Registratieformulierenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Infomappenaantal 120
Stiftenaantal 20
Geldkist
Clipboardmappenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Decoratieve lampenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2
Scharenaantal 6
Routebordjesaantal 12
Standnummersaantal 18

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Houd looppaden vrij en reserveer bij de registratiebalie ruimte voor deelnemerslijsten, naambadges en infopakketten.
Sluit de aanmelding uiterlijk twee weken voor de informatiemarkt en bevestig standhouders daarna schriftelijk. Vraag tegelijk om contactgegevens, technische wensen, presentatiemateriaal en dieetwensen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, speakers en mengpaneel uiterlijk één week vooraf. Controleer per stand waar stekkerdozen, verlengkabels en stroomhaspels nodig zijn.
Regel bezoekersinformatie minimaal zeven dagen van tevoren: routebordjes, parkeerinformatie, toegankelijkheid, programma en de locatie van registratie, garderobe en sanitaire voorzieningen.
Print deelnemerslijst, naambadges, bewegwijzering en informatiefolders niet eerder dan twee dagen vooraf. Leg per stand een compleet infopakket klaar en bewaar reserve-exemplaren bij de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een informatiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ruimte, het aanmeldformulier en de uitnodigingen. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een informatiemarkt?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en geef minimaal 2 weken aanmeldingstijd. Bevestig de deelnemers daarna uiterlijk 14 dagen voor het evenement met hun standplaats en praktische informatie.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per stand op een informatiemarkt?: Reken minimaal op een tafel met zitplaatsen en voldoende ruimte voor een korte uitleg aan bezoekers. Neem in de plattegrond daarnaast brede looppaden en extra ruimte bij registratie, presentaties en catering op.
Wanneer test ik de techniek voor een informatiemarkt?: Controleer alle apparatuur minimaal 7 dagen vooraf en test laptop, beamer, microfoons, speakers en aansluitingen nogmaals op de opbouwdag. Leg reservekabels, USB-sticks en een duidelijke contactpersoon voor technische problemen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.