Checklist para organizar una feria informativa sin olvidos

Una feria informativa necesita más que mesas y folletos: hay que coordinar participantes, puestos, horarios, accesibilidad y medios técnicos. Empieza reservando el espacio y dibujando el plano del mercado antes de abrir las inscripciones. Después podrás asignar cada puesto, cerrar el programa y preparar la señalización, las acreditaciones y los paquetes informativos. Esta checklist reúne 78 tareas y 74 elementos para avanzar en el orden adecuado y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el espacio
Crear un plano del mercado
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Elaborar el programa
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recopilar información de aparcamiento
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Diseñar acreditaciones
Recoger folletos informativos
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
Pedir el catering
Imprimir señalización
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir credenciales
2 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Comprobar el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar folletos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el suministro de café
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar los stands
6 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Reponer artículos de aseo
Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar el micrófono
Capturar los momentos fotográficos
Comprobar la sala de descanso
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Gestionar el catering de la pausa de la tarde
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar los stands
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores
Archivar fotos
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de registro
Percherocant. 2
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 6
Mesas altascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Memorias USBcant. 2
Walkie-talkiescant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Teléfono móvilcant. 2

Presentación

Paneles de presentacióncant. 12
Pizarras de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Bolígrafoscant. 50
Masilla adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 20
Portapapelescant. 10

Registro

Portanombrescant. 120
Ganchos para acreditacionescant. 120
Formularios de registrocant. 150
Folletos del programacant. 150
Carpetas informativascant. 120
Rotuladorescant. 20
Caja registradora
Carpetas portapapelescant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 6
Luces decorativascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Carteles de rutacant. 12
Números de standcant. 18

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el espacio antes de invitar a los participantes: necesitas conocer el aforo, las entradas, el aparcamiento y las posibilidades de montar mesas, sillas y separadores.
Abre el formulario de inscripción cuando el plano inicial esté listo. Pide desde el principio los datos de contacto, las preferencias dietéticas y las necesidades técnicas de cada puesto.
Cierra la distribución de los puestos y el programa al menos 7 días antes. Así podrás imprimir la lista de participantes, las credenciales, los carteles de ruta y la señalización sin trabajar con datos provisionales.
Haz una revisión técnica entre 3 y 5 días antes: comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y cables alargadores. Guarda las presentaciones también en una memoria USB.
Encarga el catering después de confirmar las inscripciones y las dietas especiales. Prepara el registro con mostrador, acreditaciones y paquetes informativos, y deja comprobado el material como mínimo la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, invitar a los participantes y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para cerrar el programa, la distribución y la señalización.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una feria informativa?: Cierra la inscripción al menos 10 días antes si necesitas asignar puestos, pedir catering o preparar credenciales. Mantén después un margen de 3 días para corregir datos de contacto y cambios de última hora.
¿Qué material técnico necesita una feria informativa?: Para presentaciones suelen hacer falta un portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces y mesa de mezclas. Comprueba todo entre 3 y 5 días antes y lleva una memoria USB con las presentaciones.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria informativa?: Pídelo entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas el número de asistentes y las preferencias dietéticas. Si el proveedor exige más antelación, confirma el pedido al cerrar las inscripciones.

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