Informationsmarkt organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum früh und prüfe dabei nicht nur die Fläche, sondern auch Stromanschlüsse, Zugang, Parkmöglichkeiten und barrierefreie Wege. So weißt du vor der Standplanung, welche Bereiche tatsächlich nutzbar sind.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du die wichtigsten Angaben festgelegt hast. Frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Präsentationsbedarf und technische Anforderungen ab, damit später weniger Rückfragen entstehen.
• Plane die Standplätze nach den bestätigten Anmeldungen und nicht nach vorläufigen Zusagen. Weise Aussteller erst verbindlich zu, wenn Tischbedarf, Strom und Präsentationsform geklärt sind.
• Bestelle Catering und prüfe Geschirr nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne Getränke mindestens für die erwartete Besucherzahl und kontrolliere einige Tage vorher Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Kannen und Serviertabletts.
• Drucke Wegweiser, Namensschilder, Teilnehmerliste und Infopakete mit einer Reserve. Plane außerdem einen kurzen Techniktest mit Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofonen, Lautsprechern und Verlängerungskabeln ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Informationsmarkt organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Marktplan und Einladungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten die meisten Aussteller bestätigt und die Anmeldungen geöffnet sein.

Was muss auf ein Anmeldeformular für einen Informationsmarkt?

Erfrage Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die gewünschte Teilnahme. Ergänze Felder für Ernährungswünsche, Standbedarf, Präsentationstechnik und besondere Anforderungen; die Bearbeitung sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.

Wann sollte man die Standplätze beim Informationsmarkt verteilen?

Verteile die Standplätze, sobald die Aussteller verbindlich bestätigt sind, idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Prüfe danach Strombedarf, Tischgröße, Laufwege und Barrierefreiheit, bevor du den endgültigen Plan verschickst.

Wie viel Technik braucht ein Informationsmarkt?

Das hängt von den Präsentationen ab, sollte aber mindestens 60 Minuten vor Beginn vollständig getestet werden. Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, USB-Sticks sowie Verlängerungskabel und Kabeltrommeln.

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