Checklist pour organiser un salon d'information

Un salon d'information repose sur une préparation précise : réserver la salle, coordonner les exposants et guider les visiteurs dès leur arrivée. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, des premières inscriptions à l'installation sur place. Prévoyez du temps pour confirmer les besoins alimentaires, techniques et d'accessibilité, car ces détails sont souvent réglés trop tard. Les badges, brochures, plans et panneaux doivent aussi être prêts avant le jour de l'événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Créer le plan du marché
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Établir le programme
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Collecter les informations de stationnement
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Créer les badges nominatifs
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Recenser les besoins techniques
Commander le catering
Imprimer la signalisation
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les brochures
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le stock de café
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro
Immortaliser les moments photo
Vérifier la zone de repos
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Assurer la restauration de la pause du soir
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Relancer les exposants
Archiver les photos
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Cafetièreqté 3
Théièresqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Clés USBqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Téléphone mobileqté 2

Présentation

Panneaux de présentationqté 12
Chevaletsqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 50
Colle repositionnableqté 6
Chemises à pinceqté 20
Presse-papiersqté 10

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 120
Pinces à badgeqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 150
Flyers du programmeqté 150
Dossiers d'informationqté 120
Marqueursqté 20
Caisse
Chemises à pinceqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Lumières décorativesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Numéros de standqté 18

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle et le plan du marché, puis ouvrez les inscriptions : vous aurez ainsi les dimensions et le nombre d'emplacements avant de confirmer les exposants.
Fixez une date limite d'inscription au moins 10 à 14 jours avant le salon. Il vous restera du temps pour traiter les demandes, vérifier les coordonnées et attribuer les emplacements.
Demandez les besoins alimentaires, techniques et d'accessibilité dans le formulaire. Relancez les personnes qui n'ont pas répondu 7 jours avant l'événement, plutôt que de découvrir leurs contraintes sur place.
Préparez les badges, la liste des participants, les dossiers d'information et la signalétique au moins 2 jours avant l'ouverture. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les corrections de dernière minute.
Testez l'ordinateur, le vidéoprojecteur, l'écran, les microphones et les haut-parleurs avant l'arrivée des exposants. Comptez les multiprises, rallonges et enrouleurs électriques selon la disposition réelle des tables.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d'information ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d'abord la salle, puis prévoyez au moins 3 semaines pour les invitations, les inscriptions et la confirmation des exposants.
Quand fermer les inscriptions pour un salon d'information ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l'événement. Ce délai permet de finaliser le plan, les emplacements, les badges, la liste des participants et la commande du catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon d'information ?: Prévoyez au moins 3 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l'accueil, la signalétique et le matériel technique. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les tests et les ajustements avec les exposants.
Que faut-il vérifier la veille d'un salon d'information ?: Vérifiez les coordonnées, le programme, les besoins techniques et alimentaires, les badges et les documents imprimés. Faites aussi un dernier contrôle du matériel et préparez les câbles, chargeurs et clés USB dans un même point de rangement.

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