Checklist voor een informatiemarkt organiseren

Een informatiemarkt vraagt vooral om een strakke voorbereiding van standhouders, standindeling en bezoekersregistratie. Leg eerst datum, locatie en plattegrond vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en een definitieve indeling. In de laatste week controleer je catering, vergunningen, techniek, bewegwijzering en printwerk. Op de dag zelf voorkom je vertraging door materialen per stand te sorteren en vrijwilligers duidelijke instructies te geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standindeling bevestigen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Drank- en snackbehoefte bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Reserveringen bevestigen
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma en plattegrond drukken
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen per stand sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Stands nummeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Pauze voor standhouders regelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Paraplubakkenaantal 2
Standwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 32
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Laptopsaantal 2
Printers
Mobiele telefoonladersaantal 6
Presentatieschermenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 32
Naambadgehoudersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Tangetjesaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Stofzuiger
Handsprayflaconsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat alle standhouders zijn geregistreerd. Houd per stand rekening met tafelruimte, eventuele standwanden, stroompunten en de looproute.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de informatiemarkt af. Dan kun je dieetwensen verwerken, naambadges maken en de standhoudersinformatie op tijd versturen.
Controleer techniek en stroom minimaal 3 dagen vooraf. Noteer per stand of een laptop, presentatiescherm, presentatieklikker, verlengsnoer of stekkerdoos nodig is.
Plan de catering op basis van het verwachte bezoekersaantal en de duur van de markt. Zet koffie, thee, water en snacks klaar en koel de dranken uiterlijk enkele uren voor opening.
Sorteer alle materialen per stand in opbergkratten voordat de opbouw begint. Leg ook de aanmeldlijst, plattegrond, programma, bewegwijzering en naambadges bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een informatiemarkt?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef standhouders minstens 2 weken om zich aan te melden, zodat je daarna de indeling en informatie kunt afronden.
Wanneer maak je de plattegrond van een informatiemarkt?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie is vastgelegd, meestal 6 weken vooraf. Bevestig de definitieve standindeling ongeveer 1 week voor de markt, na verwerking van alle aanmeldingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een informatiemarkt?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, standwanden, registratie en bewegwijzering. Reserveer extra tijd als er presentatieschermen, koffiezetapparaten of meerdere stroompunten worden gebruikt.
Wanneer moet je catering voor een informatiemarkt regelen?: Reserveer de catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Bepaal uiterlijk 1 week voor de markt het definitieve aantal deelnemers, dieetwensen en de behoefte aan koffie, thee, water en snacks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.