Checklist para organizar tu feria informativa

Organizar una feria informativa requiere coordinar expositores, stands, visitantes y proveedores sin dejar cabos sueltos. Empieza por fijar la fecha y el lugar, dibujar la distribución del mercado y abrir las inscripciones. Después tendrás que confirmar permisos, seguro, catering, necesidades técnicas y materiales para cada stand. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde las primeras reservas hasta la preparación del registro, la señalización y las bebidas del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Determinar la necesidad de bebidas y aperitivos
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Confirmar las reservas
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa y el mapa
2 personas
Enviar información a los expositores
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de inscritos
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar el material por stand
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Numerar los stands
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Organizar una pausa para los expositores
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Reunir materiales del stand
4 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la lista de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 80
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Paragüeroscant. 2
Paredes para standscant. 20
Mantelescant. 32
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Portátilescant. 2
Impresoras
Cargadores de teléfono móvilcant. 6
Pantallas de presentacióncant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Carteles de mesacant. 32
Portanombrescant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 50

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharones de servircant. 8
Pinzascant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Aspiradora
Botellas de spray para manoscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de los stands antes de confirmar reservas: deja pasillos suficientemente amplios y asigna una mesa, sillas y paredes para cada expositor según sus necesidades.
Abre el formulario de inscripción con al menos 4 semanas de antelación y pregunta también por preferencias dietéticas, necesidades eléctricas y equipos de presentación.
No dejes los permisos y el seguro para la última semana. Comprueba ambos al inicio y confirma por escrito cualquier requisito específico del lugar.
Prepara un paquete para cada stand con su acreditación, instrucciones, programa, mapa y material clasificado. Así evitarás repartir cajas y documentos a última hora.
Calcula las bebidas y los aperitivos por separado de la comida principal: enfría las bebidas con antelación y revisa que haya termos, tazas, vasos, vajilla, alargadores y regletas disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite reservar el lugar y el catering, invitar a los expositores, gestionar las inscripciones y comprobar permisos y seguro.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria informativa?: Abre el formulario unas 4 semanas antes y fija una fecha límite 7 días antes del evento. Así podrás confirmar la distribución de los stands, imprimir la lista de inscritos y recoger las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar para los expositores de una feria informativa?: Prepara para cada stand su acreditación, ubicación, programa, mapa e instrucciones de montaje. Envía toda la información al menos 5 días antes y clasifica el material por stand el día anterior.
¿Cuándo se prepara el material técnico de una feria informativa?: Haz el inventario técnico entre 2 y 3 semanas antes, incluyendo portátiles, pantallas, pulsadores, cargadores, cables y regletas. Realiza una comprobación final de funcionamiento como mínimo 1 día antes.

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