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Informationsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsmarkt steht und fällt mit einer klaren Standplanung und rechtzeitigen Rückmeldungen. Lege zuerst Datum und Ort fest, öffne danach die Anmeldung und bestätige die Standaufteilung, bevor du Catering, Technik und Drucksachen bestellst. Plane außerdem genug Zeit für Namensschilder, Lageplan, Ausstellerinformationen und die Einweisung der Freiwilligen ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau und hilft, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Bedarf an Getränken und Snacks ermitteln

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Reservierungen bestätigen

  • Technikbedarf erfassen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm und Lageplan drucken

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien nach Stand sortieren

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Pause für Aussteller organisieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Teilnehmerliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • RegenschirmbehälterAnz. 2
  • StandwändeAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 32
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • HandyladegeräteAnz. 6
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 8
  • TischschilderAnz. 32
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 50

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • Staubsauger
  • HandsprayflaschenAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Standaufteilung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Informationsmarkt. Erst dann lassen sich Tische, Standwände, Tischdecken und Materialien zuverlässig nach Stand sortieren.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und ermittle den Bedarf an Getränken und Snacks mindestens eine Woche vorher. So kannst du Catering, Kaffeetassen, Teller und Servierbesteck passend reservieren.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst beim Aufbau, sondern mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre auch früh, ob Präsentationsbildschirme, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher zusätzliche Anschlüsse und Verlängerungskabel benötigen.
  • Drucke Programm, Lageplan, Anmeldeliste und Namensschilder spätestens am Vortag. Lege die Unterlagen am Registrierungstisch bereit und sortiere die übrigen Materialien in beschriftete Aufbewahrungsboxen.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und plane für die Ausgabe mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn. Kontrolliere außerdem Abfallbehälter, Regenschirmbehälter, Handyladegeräte und die Technik, bevor die ersten Aussteller eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standbetreibern. Genehmigungen, Versicherung und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geprüft oder reserviert sein.
Wann sollte die Anmeldung für Standbetreiber starten?
Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Informationsmarkt und setze eine klare Frist von mindestens 3 Wochen. So bleiben dir noch 10 bis 14 Tage, um Rückfragen zu klären und die Standaufteilung zu bestätigen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Informationsmarkt?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, abhängig von Dauer und Wetter. Ergänze Kaffee und Tee anhand der erwarteten Gästezahl und kaufe lieber in zwei Etappen, wenn die Teilnahme noch nicht feststeht.
Wann muss der Lageplan für einen Informationsmarkt gedruckt werden?
Drucke den finalen Lageplan spätestens am Vortag, nachdem alle Standbetreiber bestätigt sind. Halte zusätzlich eine digitale Version bereit und lege Exemplare am Registrierungstisch sowie bei den Freiwilligen aus.

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