Organiser un salon d'information sans rien oublier

Un salon d'information repose sur une succession de décisions concrètes : choisir le lieu, remplir les stands, organiser les inscriptions et préparer l'accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au tri du matériel par stand. Elle couvre aussi les points souvent traités trop tard, comme les besoins alimentaires, l'assurance, les branchements électriques et les consignes aux bénévoles. Utilisez-la pour suivre les 67 tâches du plan et préparer les 52 éléments nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Déterminer les besoins en boissons et en snacks
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Confirmer les réservations
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier le matériel par stand
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Prévoir une pause pour les exposants
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Porte-parapluiesqté 2
Panneaux de standqté 20
Nappesqté 32
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Écrans de présentationqté 2
Cliques de présentationqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Pancartes de tableqté 32
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Aspirateur
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu avant de contacter les exposants : le plan du marché, le nombre de stands et les besoins techniques en dépendent. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour obtenir les autorisations et vérifier l’assurance.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le plan des stands est suffisamment clair. Demandez les besoins alimentaires et techniques dans le même formulaire, puis envoyez les informations pratiques aux exposants après traitement des inscriptions.
Préparez le plan, le programme, les badges nominatifs et la liste des inscriptions avant l’impression finale. Gardez quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute et les inscriptions sur place sont fréquents.
Pour la pause, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée du salon. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez que les tasses, verres, assiettes et couverts correspondent au service prévu.
La veille, regroupez les rallonges, multiprises, chargeurs, ordinateurs, écrans et accessoires par stand dans des caisses séparées. Cette préparation évite de chercher le matériel au moment de l’installation et permet de repérer immédiatement un manque.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d'information ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, créer le plan du marché, vérifier les autorisations et inviter les exposants. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et le tri du matériel.
Combien de temps laisser les exposants s'inscrire ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Fermez le formulaire environ 2 semaines avant le salon afin de confirmer la disposition des stands, les besoins alimentaires et les besoins techniques.
Quand imprimer le programme et le plan du salon ?: Imprimez la version définitive 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir confirmé les réservations et la disposition des stands. Préparez quelques exemplaires supplémentaires pour la table d’inscription et les modifications de dernière minute.
Que préparer la veille d'un salon d'information ?: La veille, refroidissez les boissons, vérifiez les stocks et répartissez le matériel par stand. Préparez aussi les badges, la liste des inscriptions, la signalétique et les consignes des bénévoles pour que l’installation puisse commencer immédiatement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.