LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist informatiebijeenkomst organiseren

Een informatiebijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een spreker. Leg eerst datum, programma, locatie en presentatoren vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je presentaties, dieetwensen, deelnemerslijst en techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, werkende microfoons en een zaal die vóór ontvangst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Sprekers en presentatoren boeken

    2 personen

  • Locatie en zaal reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en route versturen

  • Presentaties verzamelen

  • Catering en boodschappen bestellen

  • Techniek en materialen reserveren

  • Definitieve deelnemerslijst maken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Presentaties technisch controleren

    2 personen

  • Zaalindeling markeren

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Presentatietechniek aansluiten

    2 personen

  • Microfoons en geluid testen

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Dranken koud zetten

  • Hapjes en broodjes klaarzetten

    3 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

Event

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Openingspresentatie verzorgen

    2 personen

  • Informatiesessies begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pauzehapjes serveren

    3 personen

  • Vragenronde begeleiden

    2 personen

  • Avondbuffet klaarzetten

    4 personen

  • Avondbuffet serveren

    4 personen

  • Avondsessie begeleiden

    3 personen

  • Afsluiting en informatie uitdelen

    2 personen

Nazorg

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Servies en materialen verzamelen

    3 personen

  • Afval verwijderen

    2 personen

  • Zaal opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Zaal en keuken schoonmaken

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 70
  • Tafelsaantal 10
  • Registratietafel
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 70
  • Glazenaantal 100
  • Bordenaantal 80
  • Messenaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Lepelsaantal 80
  • Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Presentatielaptop
  • Presentatieklikker
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 3
  • Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

  • Naambadgehoudersaantal 70
  • Naambadgesaantal 70
  • Informatiebordenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 10
  • Pennenaantal 30
  • Notitieblokkenaantal 70
  • Programmafoldersaantal 80

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Stoffer en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan een technische controle uiterlijk één werkdag vooraf. Open elke presentatie op de presentatielaptop, test de beamer en het projectiescherm en controleer beide draadloze microfoons in de zaal.
  • Maak de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik die lijst voor naambadges, registratie en het controleren van dieetwensen bij de catering.
  • Richt de registratietafel minimaal 45 minuten voor de start in. Leg naambadges, pennen en de deelnemerslijst klaar en plaats informatieborden vanaf de ingang tot aan de zaal.
  • Reserveer opbouwtijd vóór het programma: reken minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, kabels, presentatieapparatuur en zaalmarkering. Zo blijft er tijd over voor een nieuwe geluidstest.
  • Zet koffie, thee, water en catering pas klaar nadat de techniek is aangesloten. Houd dranken gekoeld en controleer vlak voor ontvangst of er genoeg kopjes, glazen, borden en bestek op de tafels liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een informatiebijeenkomst organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur de uitnodiging 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een informatiebijeenkomst?
Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Stuur het programma en de route uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst na en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vooraf voor de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een informatiebijeenkomst op te bouwen?
Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd voor zaalindeling, registratie, bewegwijzering en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons en geluid.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een informatiebijeenkomst?
Controleer minstens 60 minuten voor aanvang de stoelen, tafels, presentatietechniek, microfoons, koffie en bewegwijzering. Ontvang sprekers 30 tot 45 minuten vooraf en houd de registratie klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!