Checklist para organizar una reunión informativa sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Fija la fecha, el programa y los ponentes antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar una invitación completa y evitar cambios posteriores en la agenda.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 5 días de antelación. Ese margen permite confirmar la lista final, pedir el catering y preparar las acreditaciones.
• Recopila las presentaciones varios días antes y haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de la reunión. Comprueba el portátil, el proyector, los micrófonos, los altavoces, los cables y el clic de presentación.
• Reserva al menos 30 minutos para montar la sala: coloca mesas y sillas, marca la distribución, prepara la mesa de registro y cuelga la señalización antes de que lleguen los asistentes.
• Prepara el café, el té, las bebidas y los aperitivos antes de abrir las puertas. Enfría las bebidas con antelación y deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y termos para no interrumpir la primera sesión.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión informativa?

Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha. Deja las inscripciones abiertas al menos 7 días y manda el programa y la ruta a las personas inscritas cuando estén confirmados.

¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?

Ciérrala entre 3 y 5 días antes de la reunión. Con ese plazo puedes confirmar el número de asistentes, las preferencias dietéticas, el catering, las acreditaciones y la distribución de la sala.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la tecnología?

Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de empezar. Comprueba cada presentación en el portátil que se utilizará y prueba los micrófonos, los altavoces, el proyector, la pantalla y las conexiones eléctricas.

¿Cuánto se tarda en preparar una reunión informativa el mismo día?

Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas y sillas, montar el registro, conectar la presentación, probar el sonido, preparar las bebidas y poner la señalización. Añade tiempo extra si la sala o el equipo se comparten con otro grupo.

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