Checklist pour organiser une réunion d’information

Une réunion d’information réussie repose sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les jours précédant l’événement, vérifiez les besoins alimentaires, les présentations et le matériel technique. Le jour J, prévoyez du temps pour installer la salle, tester le son, préparer l’accueil et enregistrer les visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les intervenants et animateurs
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme et l’itinéraire
Rassembler les présentations
Commander la restauration et les courses
Réserver le matériel technique et les matériaux
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les micros et le son
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Animer les séances d’information
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Animer la session du soir
3 personnes
Clôture et distribution des informations
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 70
Badges nominatifsqté 70
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 70
Brochures du programmeqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, le lieu, l’itinéraire et la durée prévue de chaque intervention.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au prestataire au moins 3 à 5 jours avant la réunion.
Rassemblez les présentations plusieurs jours à l’avance et testez-les sur l’ordinateur qui servira le jour J. Vérifiez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive des participants. Gardez quelques badges vierges et des stylos pour les inscriptions de dernière minute.
Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil : installez les tables et les chaises, la table d’inscription et la signalétique, puis testez le son avant l’arrivée des intervenants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Prévoyez une relance 7 jours avant et clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour établir la liste finale.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’information ?: Comptez au moins 90 minutes pour une salle standard avec accueil, présentation et restauration. Ajoutez 30 minutes si plusieurs microphones, présentations ou espaces doivent être testés.
Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?: Confirmez la commande 3 à 5 jours avant la réunion, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les visiteurs non prévus et les intervenants.
Que faut-il vérifier avec les intervenants avant la réunion ?: Confirmez leur horaire d’arrivée, leur durée d’intervention et leurs besoins techniques au moins 7 jours avant. Demandez les présentations finales 2 à 3 jours avant afin de pouvoir les tester.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.