LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Informationsveranstaltung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Informationsveranstaltung steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Lege zuerst Datum, Programm, Referenten und Raum fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Präsentationen und Ernährungswünsche und bestellst Catering sowie Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Raumaufbau, Techniktests, Registrierung und den Empfang der Referenten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner und Moderatoren buchen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Route versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Catering und Einkäufe bestellen

  • Technik und Materialien reservieren

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Ton testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks und Sandwiches bereitstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Informationssitzungen betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Abendsession betreuen

    3 Personen

  • Abschluss und Infos verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 10
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 70
  • InfotafelnAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 70
  • ProgrammhefteAnz. 80

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Technikprüfung spätestens am Vortag ein: Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher müssen zusammen getestet werden. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabeltrommeln am vorgesehenen Platz.
  • Verschicke Programm und Anfahrts- oder Raumroute spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. So können Teilnehmer Rückfragen stellen, bevor der Registrierungstisch aufgebaut wird.
  • Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 1 bis 2 Tage vorher und drucke Namensschilder passend dazu. Halte einige leere Namensschilder und Stifte für spontane Besucher bereit.
  • Rechne beim Kaffeeempfang pro Person mit mindestens 2 Tassen Kaffee oder Tee und stelle Wasser, Gläser, Teller, Besteck sowie Serviertabletts gemeinsam bereit. Getränke und Snacks sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste fertig sein.
  • Markiere Raumaufteilung, Registrierungstisch, Garderobe und Beschilderung spätestens 60 Minuten vor Beginn. Reserviere zusätzlich 15 Minuten für den Empfang der Referenten und einen letzten Toncheck.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Informationsveranstaltung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten und Veranstaltungsort. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für eine Informationsveranstaltung fertigstellen?
Erstelle die endgültige Liste 1 bis 2 Tage vor Beginn. Berücksichtige dabei Nachmeldungen, Absagen und erfasste Ernährungswünsche.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Informationsveranstaltung?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Beschilderung und Technik ein. Für Präsentations- und Mikrofontests sollten zusätzlich 15 bis 30 Minuten eingeplant werden.
Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Informationsveranstaltung?
Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild vor und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 80 Anmeldungen sind das 88 Namensschilder, inklusive Platz für spontane Besucher.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!