Wat heb je nodig voor een informatiebijeenkomst?

Voor een informatiebijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Regel naast dranken en hapjes ook servies, registratie, naambadges en een complete presentatie-opstelling. Controleer vooraf hoeveel deelnemers komen, zodat je stoelen, glazen en catering niet op de gok klaarzet. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voor wat je moet kopen, lenen of reserveren voordat de zaal opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 70
Naambadgesaantal 70
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Programmafoldersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theezakjes - 120 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 10 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- IJsblokjes - 6 zakken
- Miniwater - 70 flesjes
- Mini sandwiches kaas - 25 stuks
- Mini sandwiches ham - 25 stuks
- Mini sandwiches hummus - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 5 stuks
- Vegan broodjes - 8 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Jonge kaas - 2 kilo
- Vleeswaren - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute nootjes - 3 zakken
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 70 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Roerstaafjes - 150 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Reken voor koffie en thee op minimaal één kopje per deelnemer bij binnenkomst en houd per 10 personen één extra kopje achter de hand. Zet water, glazen en lepels bij hetzelfde uitgiftepunt.
Leg per aangemelde bezoeker één naambadge klaar en neem ongeveer 10% extra mee voor last-minute deelnemers of verkeerd ingevulde badges. Leg pennen direct bij de registratietafel.
Test de presentatieopstelling uiterlijk 60 minuten voor aanvang: beamer, projectiescherm, presentatielaptop, klikker, microfoons en luidsprekers. Leg minstens één verlengkabel en stekkerdoos als reserve klaar.
Zet hapjes, broodjes en dranken pas vlak voor ontvangst klaar. Gebruik koelboxen voor wat gekoeld moet blijven en plan per 10 deelnemers een extra serveerblad of opscheplepel als de catering meerdere schalen heeft.
Maak de route vanaf de ingang zichtbaar met informatieborden en controleer vóór opening de zaalindeling. Reserveer naast de zitplaatsen ruimte voor de registratietafel, kledingrekken en kabels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een informatiebijeenkomst?: Reken op minimaal één kopje per deelnemer bij ontvangst en een tweede ronde wanneer het programma langer dan 2 uur duurt. Voor 40 deelnemers zijn dus ongeveer 80 kopjes een bruikbare richtlijn, plus 10% reserve.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een informatiebijeenkomst?: Zet één stoel per aangemelde deelnemer klaar en voeg 5 tot 10% extra toe als vrije inloop mogelijk is. Bij 50 aanmeldingen kom je daarmee uit op 53 tot 55 stoelen.
Wanneer moet ik techniek voor een informatiebijeenkomst controleren?: Controleer presentaties, laptop, beamer, geluid en microfoons minimaal 60 minuten voor de start. Sluit kabels en stekkerdozen daarna pas definitief aan, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Hoeveel naambadges en pennen heb ik nodig?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één naambadge en neem 10% extra mee. Leg minimaal één pen per 5 bezoekers bij de registratie, plus enkele reservepennen voor ontbrekende of nieuwe inschrijvingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.