Que faut-il acheter pour une réunion d’information ?

Une réunion d’information demande surtout du matériel d’accueil, de présentation et de restauration facile à servir. Prévoyez les quantités selon le nombre définitif de participants, puis ajoutez une petite marge pour les intervenants et les imprévus. Les oublis les plus fréquents concernent les rallonges, les badges, les stylos et les accessoires de service. Cette liste vous aide à réunir tout le nécessaire avant l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 70
Badges nominatifsqté 70
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 70
Brochures du programmeqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 120 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Glaçons - 6 sacs
- Mini-eau - 70 bouteilles
- Mini-sandwichs au fromage - 25 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 25 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 5 pièces
- Petits pains vegan - 8 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Charcuterie - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sacs
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 70 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour le café et le thé, comptez au moins 2 tasses par personne si la réunion dure une demi-journée, avec suffisamment de verres pour l’eau et les autres boissons.
Comptez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par personne, plus environ 10 % de vaisselle supplémentaire pour éviter de manquer pendant la pause.
Vérifiez le matériel de présentation au moins 24 heures avant : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, cliqueur, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble.
Préparez la signalétique, les panneaux d’information et les stylos avant l’arrivée des visiteurs. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour orienter les participants et compléter les inscriptions sur place.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une réunion d’information ?: Prévoyez un badge par personne inscrite, intervenant compris, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 80 participants, préparez donc environ 84 à 88 badges.
Combien de tasses et de verres faut-il pour une réunion d’information ?: Comptez 2 tasses par personne pour une réunion d’une demi-journée, ou une tasse par service si vous réutilisez la vaisselle. Prévoyez au moins 1 verre par personne et 10 % supplémentaire pour les remplacements.
Quand vérifier le vidéoprojecteur et les microphones ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant la réunion, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les câbles, les rallonges, les multiprises et les piles éventuelles.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour les amuse-bouches et les sandwichs ?: Prévoyez une assiette, une fourchette et une serviette par participant, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, préparez donc au moins 55 unités de chaque élément utilisé.

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