Qué necesitas comprar para una reunión informativa

Una reunión informativa necesita más que sillas y un proyector. Esta lista te ayuda a preparar el café, las bebidas, los aperitivos, la acreditación y el material de presentación sin olvidar lo que suele faltar el mismo día. Calcula las cantidades a partir del número final de participantes y añade un pequeño margen. También conviene comprobar con tiempo qué equipo aporta la sede y qué debes llevar tú.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Enrollacablescant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Cucharonescant. 6

Decoración

Portanombrescant. 70
Credencialescant. 70
Paneles informativoscant. 6
Mantelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 70
Folletos del programacant. 80

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 120 unidades
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Miniwater - 70 botellitas
- Mini sándwiches de queso - 25 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 25 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 20 unidades
- Bollos sin gluten - 5 unidades
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso joven - 2 kilos
- Embutidos - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 70 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Palitos para remover - 150 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Calcula 2 tazas de café o té por persona si la reunión dura hasta 3 horas; para una jornada completa, prevé 3 o 4. Reserva las máquinas, teteras y termos al menos 7 días antes.
Compra entre 0,5 y 0,75 litros de bebidas por asistente y enfría una parte la víspera. Las neveras portátiles suelen olvidarse cuando la sala no tiene frigorífico.
Pide 3 o 4 piezas de aperitivo o bocadillo por persona para una pausa breve y confirma las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes. Separa las opciones especiales y rotúlalas.
Prepara una acreditación y un portanombres por participante, más un 10 % adicional. Lleva también bolígrafos suficientes para que al menos 1 de cada 2 asistentes pueda escribir durante el registro.
Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos y los altavoces 24 horas antes. Lleva regletas, cables alargadores y un enrollacables: el equipo puede funcionar, pero no llegar hasta la toma de corriente.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto café necesito para una reunión informativa?: Calcula 2 tazas por persona para una reunión de hasta 3 horas. Si dura toda la jornada, prepara 3 o 4 tazas por asistente y reserva café descafeinado si aparece entre las preferencias registradas.
¿Cuántos aperitivos compro por persona?: Para una pausa de 20 a 30 minutos, compra 3 o 4 piezas por persona. Añade un margen del 10 % y confirma las necesidades dietéticas 5 días antes para no improvisar opciones especiales.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones?: Ten lista una acreditación por participante y un 10 % extra entre 24 y 48 horas antes. Imprime la lista final después del cierre de inscripciones para evitar nombres incorrectos o ausencias.
¿Con cuánta antelación compruebo el material técnico?: Haz una prueba completa 24 horas antes: presentación, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir a los asistentes.

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