Einkaufsliste für eine Informationsveranstaltung
Für eine Informationsveranstaltung brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Plane Getränke, Geschirr, Präsentationstechnik und Material für Anmeldung und Beschilderung so, dass auch Nachzügler versorgt sind. Rechne pro Teilnehmer mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und jeweils einem Teller, Besteck und Glas. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft dir, Einkäufe und Ausleihe rechtzeitig zu bündeln.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 10
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- InfotafelnAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 70
- ProgrammhefteAnz. 80
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 120 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Miniwasser - 70 Fläschchen
- Mini-Sandwiches Käse - 25 Stück
- Mini-Sandwiches Schinken - 25 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hummus - 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 5 Stück
- Vegane Brötchen - 8 Stück
- Butter - 2 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilo
- Aufschnitt – 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzige Nüsschen - 3 Beutel
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 70 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 300 Stück
- Rührstäbchen - 150 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
Tipps
- Plane bei Getränken mindestens 0,5 Liter pro Person für eine Veranstaltung von zwei bis drei Stunden ein. Stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee und Tee bereit, statt nur Heißgetränke anzubieten.
- Rechne beim Geschirr mit einem Reserveanteil von etwa 10 Prozent. Bei 50 angemeldeten Personen brauchst du also rund 55 Teller, Gläser und Bestecksets.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop und Klicker spätestens am Vortag gemeinsam. Teste dabei auch beide Funkmikrofone, die Lautsprecher und jede benötigte Verbindung.
- Lege Namensschilder, Halter und Stifte mindestens 30 Minuten vor dem Einlass am Registrierungstisch aus. Halte etwa 10 leere Schilder für kurzfristige Anmeldungen bereit.
- Plane Verlängerungskabel und Kabeltrommeln nach dem Raumplan, nicht erst beim Aufbau. Eine zusätzliche Thermoskanne und eine Kühlbox verhindern Engpässe während der Pause.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Informationsveranstaltung mit 50 Personen?
- Plane 50 Sitzplätze plus etwa 5 Reserveplätze, 55 Geschirrsets und mindestens 25 Liter Getränke für eine Veranstaltung von zwei bis drei Stunden. Für die Präsentationen gehören Beamer, Leinwand, Laptop, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher auf die Einkauf- oder Ausleihliste.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Informationsveranstaltung?
- Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und insgesamt etwa 0,5 Liter pro Person bei zwei bis drei Stunden Dauer. Zusätzlich zu Kaffee und Tee solltest du Wasser einplanen, damit auch während der Präsentationen genug bereitsteht.
- Wann muss ich die Technik für eine Informationsveranstaltung prüfen?
- Sammle die Präsentationen spätestens 24 Stunden vorher und prüfe sie am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop. Am Veranstaltungstag solltest du Mikrofone, Ton, Beamer, Klicker und Kabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass testen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Informationsveranstaltung?
- Nimm pro angemeldeter Person einen Teller, ein Glas und ein vollständiges Besteckset und rechne 10 Prozent Reserve hinzu. Bei 50 Teilnehmern sind das etwa 55 Teller, Gläser, Messer, Gabeln und Löffel.
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