Wat heb je nodig voor een informatiebijeenkomst?

Voor een informatiebijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Denk ook aan registratie, naamkaartjes, hand-outs, bewegwijzering en reservekabels. Stem het aantal stoelen, kopjes, glazen en hand-outs af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd een kleine reserve achter de hand. Deze boodschappenlijst helpt je om zaal, techniek, catering en materialen op tijd compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laserpointer

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 10
Bewegwijzeringsbordenaantal 6
Pennenaantal 30

Catering

Programma'saantal 100
Informatiefoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 90
Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 1 kilo
- Volkorenbrood - 10 broden
- Stokbroden - 8 stuks
- Volkorencrackers - 6 pakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 2 verpakkingen
- Mayonaise - 1 pot
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 2 pakken
- Handzeep - 2 flessen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Tips

Reken voor koffie en thee op één kopje per persoon per uur, plus ongeveer 10% reserve. Zet daarnaast per deelnemer minstens één glas en een waterkan klaar.
Print hand-outs en programma’s voor alle aangemelde deelnemers, met 5 tot 10 extra exemplaren voor late aanmeldingen of beschadigde sets. Leg ook een aanwezigheidslijst en pennen bij de registratietafel.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, speakers en HDMI-kabel uiterlijk 24 uur vooraf. Neem minimaal één reservekabel, een verlengsnoer en een stekkerdoos mee.
Maak naamkaartjes op basis van de definitieve aanmeldingen en sorteer ze alfabetisch. Zet bewegwijzeringsborden minstens bij de ingang en bij een eventuele afslag naar de zaal.
Koel dranken enkele uren voor de start en controleer of er genoeg serveerschalen, tangen, borden en besteksets zijn voor alle geplande hapjes. Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat je geen aangepaste opties hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een informatiebijeenkomst van 50 personen?: Voor 50 deelnemers heb je in elk geval 50 stoelen, ongeveer 55 hand-outs en naamkaartjes, en 55 glazen of kopjes nodig als je een kleine reserve wilt. Plan daarnaast een registratietafel, aanwezigheidslijst, pennen en voldoende tafels voor catering en materialen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een informatiebijeenkomst?: Reken op 1 kopje per persoon per uur en voeg ongeveer 10% reserve toe. Voor 50 deelnemers tijdens een bijeenkomst van 2 uur komt dat neer op circa 110 kopjes, verdeeld over koffie en thee.
Welke techniek heb ik nodig voor een informatiebijeenkomst?: Gebruik minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel. Bij een grotere zaal voeg je een draadloze microfoon en draagbare speakers toe; test alles uiterlijk 24 uur voor aanvang en neem een reservekabel mee.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een informatiebijeenkomst doen?: Koop houdbare materialen, servies en techniek uiterlijk 2 dagen vooraf. Haal verse hapjes bij voorkeur op de dag zelf en koel dranken enkele uren voor de start, zodat alles klaarstaat zonder kwaliteitsverlies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.