Qué necesitas para una reunión informativa

Una reunión informativa necesita más que una sala y un programa. Antes de comprar, confirma cuántas personas asistirán y separa lo necesario para registro, presentaciones, pausas y señalización. Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas, y comprueba la técnica con antelación. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo audiovisual, la vajilla y los materiales que suelen faltar cuando se prepara todo a última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Mantelcant. 10

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Puntero láser

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 90
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de mesacant. 10
Carteles de señalizacióncant. 6
Bolígrafoscant. 30

Catering

Programascant. 100
Folletos informativoscant. 100
Bloc de notascant. 90
Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pavo - 1 kilo
- Pan integral - 10 panes
- Barras de pan - 8 unidades
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Pasas - 1 kilo
- Galletas - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Coberturas veganas - 2 paquetes
- Mayonesa - 1 bote
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Jabón de manos - 2 botellas

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 4

Consejos

Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona; después, añade aproximadamente 1 bebida por persona y hora.
Compra o reserva el material técnico al menos 3 días antes. Comprueba que el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces sean compatibles y lleva cables alargadores y regletas de repuesto.
Prepara el registro con una mesa independiente, la lista de asistencia, tarjetas de nombre y bolígrafos. Ten las acreditaciones ordenadas antes de abrir la sala para no formar una cola al comienzo.
Revisa las preferencias dietéticas cuando cierres las inscripciones y separa las raciones especiales del resto. Para el servicio, calcula aproximadamente 1 plato, 1 vaso, 1 taza y 1 juego de cubiertos por asistente, más un 10 % de margen.
Coloca los carteles de mesa y de señalización antes de que lleguen los ponentes. Deja preparadas las presentaciones, los folletos y los programas, y reserva al menos 30 minutos para montar mesas, sillas y equipos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para una reunión informativa?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida adicional por persona por cada hora siguiente. Añade un margen del 10 % si no tienes confirmada la asistencia final.
¿Cuándo debo comprar el catering de la reunión?: Cierra las cantidades entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas la mayoría de las inscripciones y las preferencias dietéticas. Compra los productos frescos el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
¿Qué material técnico hace falta para una reunión informativa?: Como base, prepara un portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoces, cable HDMI, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa al menos 1 día antes y vuelve a comprobar el sonido 30 minutos antes de empezar.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?: Reserva como mínimo 60 minutos para colocar mesas, sillas, registro, señalización y catering. Si utilizas proyector y micrófono, añade otros 30 minutos para la prueba técnica.

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