Que faut-il prévoir pour une réunion d’information ?

Pour une réunion d’information, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil, les supports imprimés, la projection et le service des boissons. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures nécessaires pour recevoir les participants dans de bonnes conditions. Adapte les quantités au nombre d’inscrits, puis fais les courses après avoir recueilli les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2
Nappeqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Pancartes de tableqté 10
Panneaux de signalisationqté 6
Stylosqté 30

Catering

Programmesqté 100
Brochures d’informationqté 100
Blocs-notesqté 90
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Filet de dinde - 1 kilo
- Pain complet - 10 pains
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers complets - 6 paquets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garniture vegan - 2 emballages
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 4

Conseils

Prévois une table d’inscription distincte des tables de réunion, avec un stylo par personne chargée de l’accueil et quelques stylos de réserve.
Pour le premier temps d’accueil, compte 2 à 3 boissons par participant, puis ajuste la quantité de café, d’eau et de boissons fraîches selon la durée de la réunion.
Vérifie le jour précédent que l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le pointeur laser sont compatibles et fonctionnent ensemble.
Ajoute au moins 20 % de gobelets ou de verres, de tasses et d’assiettes en plus du nombre de participants pour éviter une rupture pendant les échanges.
Prépare les badges nominatifs, les pancartes de table et les panneaux de signalisation avant l’ouverture de la salle : l’installation prend généralement 30 à 45 minutes.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’information ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Prévois davantage d’eau si la réunion comprend des prises de parole longues ou une salle très chauffée.
Combien de gobelets, tasses et assiettes faut-il acheter ?: Prévois une unité par participant et ajoute une marge de 20 %. Pour 50 personnes, cela représente environ 60 tasses, verres et assiettes, selon le service prévu.
Quel matériel faut-il pour une présentation pendant la réunion ?: Prévois un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un câble HDMI, un pointeur laser et des rallonges. Teste l’ensemble au moins 24 heures avant afin de régler les problèmes de compatibilité.
Quand préparer les badges et les documents imprimés ?: Prépare les badges nominatifs, les programmes, les flyers et la liste de présence au plus tard la veille. Garde une dizaine de badges vierges et plusieurs exemplaires supplémentaires des documents pour les inscriptions de dernière minute.

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