Was du für eine Informationsveranstaltung brauchst

Für eine Informationsveranstaltung brauchst du mehr als Beamer und Kaffee: Registrierung, Unterlagen, Beschilderung und eine funktionierende Ton- und Bildtechnik müssen am selben Tag zusammenpassen. Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild, ein Programm oder Handout und ein Getränkeglas ein. Bei der Verpflegung sind kleine Snacks für die Pause und ausreichend Kaffee, Wasser und Kaltgetränke entscheidend. Diese Bedarfsliste hilft dir, fehlende Kabel, Geschirrteile und Drucksachen rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
TischdeckeAnz. 10

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laserpointer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
TrinkgläserAnz. 90
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
TischschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 6
StifteAnz. 30

Catering

ProgrammeAnz. 100
InformationsbroschürenAnz. 100
NotizblöckeAnz. 90
Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Putenfilet - 1 kilo
- Vollkornbrot - 10 Brote
- Baguettes - 8 Stück
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Kekse - 6 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Vegane Aufstriche - 2 Packungen
- Mayonnaise - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 300 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Handseife - 2 Flaschen

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Tipps

Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild, ein Programm oder Handout und einen Stift ein. Drucke zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen und beschädigte Exemplare.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege HDMI-Kabel und mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit, statt die Technik erst beim Saalaufbau zu prüfen.
Rechne für die Kaffeepause mit etwa 0,5 Litern Wasser oder anderen Getränken pro Person und halte pro Person zwei bis drei kleine Snacks bereit. Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn und stelle zusätzliche Wasserkannen in den Saal.
Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Namensschilder alphabetisch, eine Anwesenheitsliste, Stifte und Tisch- oder Wegweiser gut sichtbar aus.
Packe Präsentationen, Handouts, Namensschilder und Technikzubehör am Vortag in getrennte Taschen oder Kisten. So fehlen beim Öffnen des Saals weder die Ausdrucke noch kleine Teile wie Laserpointer, Servierzangen oder Brotmesser.

Häufige Fragen

Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Informationsveranstaltung?: Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Teilnehmenden sind das 84 bis 88 Namensschilder.
Wie viel Getränke brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne für eine Veranstaltung mit Kaffeepause mit etwa 0,5 Litern Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Kaffee bereit und plane für Referierende sowie Helfende ungefähr 10 Prozent extra ein.
Wie viele Handouts soll ich drucken?: Drucke pro angemeldeter Person ein Exemplar und 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 60 Anmeldungen brauchst du also 63 bis 66 Handouts, sofern keine umfangreichen Unterlagen separat ausgegeben werden.
Wann muss ich die Technik für eine Informationsveranstaltung testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und HDMI-Verbindung gemeinsam. Wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor dem Einlass.

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