Infomarkt organiseren: checklist en planning

Een infomarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige bevestigingen. Leg eerst datum, locatie en deelnemende organisaties vast; daarna volgen aanmeldingen, standplaatsen, catering en vrijwilligers. In de laatste week draait het vooral om controleren: kloppen de deelnemerslijst en dieetwensen, zijn tafels en techniek geregeld en liggen plattegronden, badges en flyers klaar? Met deze checklist houd je overzicht over de 73 taken en 42 spullen die bij het plan horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders definitief bevestigen
2 personen
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
Tafelaantallen vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentielijsten afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Infomateriaal verzamelen
3 personen
Flyers per stand sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma online publiceren
Laatste bevestiging versturen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standtafels inrichten
8 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Infomateriaal uitstallen
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Infomateriaal inpakken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Informatiebalie
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 30
Naambadgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Plakgumaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig standhouders niet alleen mondeling. Stuur uiterlijk één week vooraf de definitieve ruimte-indeling, aankomsttijd, tafelverdeling en praktische informatie.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bereken de catering pas nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of servies te laat worden geregeld.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal één dag vooraf op de locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker meteen bij de techniek.
Maak naast de plattegrond ook bewegwijzering vanaf de ingang en naar de informatiebalie. Druk presentielijsten en badges uiterlijk de dag vóór de infomarkt af.
Geef vrijwilligers een concrete indeling per tijdsblok, bijvoorbeeld ontvangst, catering en ondersteuning van standhouders. Plan per taak een reservepersoon, zodat één afmelding niet direct een gat veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een infomarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Open daarna snel het aanmeldformulier, zodat je uiterlijk 3 weken voor de infomarkt de standindeling en catering kunt vastleggen.
Wanneer moet ik standhouders definitief bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 1 week vooraf. Stuur dan ook de plattegrond, opbouwtijd, tafelverdeling en eventuele informatie over techniek en materiaal mee.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een infomarkt?: Reken tijdens de opening op minimaal 1 vrijwilliger bij de informatiebalie, 1 persoon voor ontvangst of presentielijsten en 1 aanspreekpunt voor techniek en standhouders. Bij meerdere zalen is per extra ruimte minstens 1 extra vrijwilliger praktisch.
Wanneer regel ik de catering voor een infomarkt?: Maak de reservering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer dieetwensen opnieuw 1 week voor de infomarkt en stem daarna de hoeveelheden, servies en koeling definitief af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.